Plan de gestion des actifs de Dunnottar : synonyme d’un avenir durable

Le Village de Dunnottar, surnommé simplement le Village, est une petite municipalité située sur les rives du lac Winnipeg, au Manitoba. Regroupant les villes de Ponemah, de Whytewold et de Matlock, le Village compte 763 résidents permanents et un afflux de villégiateurs saisonniers.

Le Village a compris la nécessité de se doter d’un plan de gestion comme moyen de coordonner tous les renseignements sur l’acquisition, l’entretien, le remplacement et l’élimination des actifs lors d’un séminaire de la FCM sur la gestion des actifs. Un plan permettrait aussi d’aborder la gestion des risques et de favoriser le respect des exigences de financement provinciales.

Une subvention du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) de la FCM a permis au Village de Dunnottar de recueillir des données et d’effectuer une évaluation des risques à l’égard des actifs existants, puis d’officialiser son plan et sa politique de gestion des actifs. En date de septembre 2021, le PGAM a accordé 47 subventions pour la gestion des actifs de gouvernements municipaux au Manitoba et a financé la formation de plus de 125 personnes par l’entremise d’organismes partenaires.

Faits saillants

• Plan détaillé de gestion des actifs à l’origine d’un nouveau budget d’immobilisations décennal, lesquels ont tous deux été adoptés par le conseil municipal.
• Financement de la stratégie de gestion des actifs.
• Équipe interfonctionnelle de gestion des actifs, composée de trois employés administratifs et de trois employés des travaux publics.
• Meilleure compréhension de la valeur de la gestion officielle des actifs et de la planification financière à long terme.

Défi

Le Village disposait d’un volume élevé de renseignements sur ses actifs, mais ceux-ci étaient éparpillés à gauche et à droite, y compris dans la tête des gens. Le défi consistait à regrouper, à quantifier et à consigner les données dans un registre central et accessible.

Approche

Le Village a embauché une entrepreneure qui a parcouru la municipalité, à vélo, pour tout consigner, des bâtiments aux panneaux d’arrêt. L’entrepreneure a également étroitement collaboré avec le contremaître, l’équipe de la comptabilité et d’autres personnes. L’équipe s’est fondée sur ce qui était déjà disponible, en plus de suivre la formation de l’organisme National Asset Management Strategy Canada (NAMS Canada) subventionnée par la FCM dans le cadre du PGAM. Le cours de NAMS Canada, d’une durée de huit semaines, présente les notions de base de la gestion des actifs et aide les participants à créer un plan de gestion des actifs. Le Village a aussi acheté un logiciel pour lier la gestion des actifs et les informations financières, puis a utilisé un logiciel de retouche de photos pour cartographier l’emplacement des actifs et créer un support visuel utile.

L’échelle de préparation pour la gestion des actifs du PGAM est un outil qui aide les municipalités à évaluer leurs compétences en matière de gestion des actifs. Le Village a utilisé cet outil pour savoir où concentrer ses efforts.

Les obstacles furent peu nombreux. Les dirigeants ont au départ ressenti une certaine hésitation, attribuable au fait de ne pas comprendre la nécessité d’un plan officiel de gestion des actifs, qu’ils ont surmontée grâce à quelques discussions et à de la formation.

Résultats

Le plan de gestion des actifs du Village classe tous ses actifs en neuf catégories :

• Équipement (y compris les véhicules et la machinerie)
• Bâtiments
• Terrains
• Routes et ponceaux
• Installations récréatives et touristiques
• Érosion des berges
• Signalisation
• Sites d’enfouissement
• Services publics (eaux et eaux usées)

Pour chaque catégorie, on peut trouver les réponses aux questions suivantes : « Quel actif possédons-nous? Quelle est sa valeur? Quel est son état? Quels actifs devons-nous remplacer? Quels sont les fonds disponibles? ».

Parallèlement à l’élaboration du plan, le Village a adopté un budget d’immobilisations sur dix ans afin de permettre au conseil de cibler plus facilement les économies à réaliser lors de l’acquisition d’immobilisations et dans le cadre de projets futurs.

« Le conseil utilise cet inventaire précis et organisé de nos actifs pour élaborer sa politique et prendre des décisions budgétaires. En fait, notre nouveau budget d’immobilisations décennal est plus solide et plus précis parce qu’il s’appuie sur le plan. Grâce au budget et au plan, nous sommes convaincus de pouvoir maintenir le niveau de services auquel nos résidents s’attendent. »

–Janice Thevenot, directrice adjointe des affaires municipales, Village de Dunnottar

Le Village a amélioré ses compétences de planification et de prise de décision, qui se trouvent au cœur de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs (qui met l’accent sur une documentation et une planification normalisées), grâce aux éléments suivants :

• Adoption d’une approche uniforme de la planification des actifs et harmonisation des priorités avec les buts et les objectifs municipaux;
• Prise en compte des enjeux et des priorités à court et à long terme, de la prévision des besoins et des stratégies de gestion des risques;
• Utilisation d’un plan financier et d’un budget sur un an, sur cinq ans et sur dix ans afin de repérer les risques liés aux lacunes en matière d’investissement;

Il a aussi amélioré ses compétences dans les catégories « Politique et gouvernance » et « Personnel et leadership ». 

Avantages

• Les discussions du conseil sont simplifiées lorsque vient le temps de déterminer si un actif doit être réparé ou remplacé;
• Désormais, le conseil applique régulièrement les principes de gestion des actifs à ses cycles de planification et à ses cycles budgétaires;
• Les connaissances collectives sont conservées dans le plan, ce qui diminue les préoccupations liées au roulement du personnel et facilite la mise au diapason des nouveaux employés;
• Le projet a permis d’instaurer une culture plus solide de partage des connaissances en milieu de travail.

Leçons tirées

N’essayez pas de réinventer la roue. Effectuez des recherches sur d’autres plans et politiques, en particulier sur des régions dont la taille et les infrastructures sont similaires. Le fait d’avoir de disposer de connaissances solides facilite l’élaboration des lignes directrices initiales et l’obtention des résultats prévus, puis clarifie le processus de collecte et de présentation des données. L’équipe a utilisé des modèles, des systèmes de notation de l’état et même des libellés de politiques d’autres municipalités, en particulier le plan de gestion des actifs de Thunder Bay (en anglais seulement) et le modèle de la province de l’Alberta intitulé Getting started: toolkit user guide (en anglais seulement). Cette approche a permis d’économiser temps et argent tout en favorisant la génération d’idées sur la meilleure façon de répondre aux besoins locaux.

Une étape à la fois – La planification de la gestion des actifs peut être lourde, surtout pour de petites municipalités. L’équipe a commencé par le registre et a constaté que chaque étape de l’agrandissement de la base de données entraînait davantage de renseignements, bien plus que ce qui avait été prévu au départ.

Discuter avec les autres services – La majorité des services (travaux publics, administration, finances, etc.) possèdent des données et des rapports qui contiennent des renseignements précieux sur les principaux actifs. En faisant appel aux données disponibles, l’équipe a réduit les coûts du projet et raccourci l’échéancier.

Prochaines étapes

À l’aube de l’étape de l’entretien, le Village continue de peaufiner son plan de gestion des actifs – l’objectif étant d’inclure les actifs naturels. Il procédera également à des consultations afin de sensibiliser la collectivité à l’égard du plan.

Le Village de Dunnottar sait que la gestion des actifs concerne l’avenir; cette vision l’aidera à maintenir son offre de services aujourd’hui et pour les années à venir.

Personnes-ressources

Janice Thevenot
Directrice générale des affaires municipales, Village de Dunnottar

Sarah Palson
Directrice adjointe des affaires municipales, Village de Dunnottar

Ressources connexes

• Communiquez avec une de ces personnes-ressources pour obtenir une copie du plan ou de la politique de gestion des actifs du Village ou pour obtenir son guide de démarrage lié à la création d’un plan de gestion des actifs.