Propriété des produits élaborés avec un consultant en gestion d’actifs

Envisagez-vous de travailler avec un consultant dans le cadre d’un projet de gestion d’actifs? Poursuivez votre lecture si vous :

• prévoyez partager les connaissances acquises ou les outils élaborés par votre consultant;
• aimeriez publier une partie du matériel créé par le consultant, sur un site Web ou par tout autre moyen;
• souhaitez modifier ou mettre à jour tout produit final (notamment des plans, des données sur les actifs ou d’autres documents).

Un défi courant : Saviez-vous que le fait de faire appel à un consultant pour élaborer un produit ne vous permet pas nécessairement de modifier, de mettre à jour ou de partager le matériel? Le consultant peut conserver les droits d’auteur liés aux livrables, à moins que vous ne conveniez d’une autre entente. De plus, si vous ne précisez pas le format du fichier que vous voulez obtenir, vous pourriez vous retrouver avec un livrable que vous pouvez consulter sans toutefois avoir la possibilité de le modifier.

Conseils et stratégies

Au moment d’élaborer la demande de proposition (DP) :

• Consultez les membres de votre personnel pour vous assurer de comprendre le logiciel et les formats de fichier qu’ils peuvent utiliser.
• Si votre projet porte sur la création d’une ressource ou d’un outil exigeant l’utilisation d’un nouveau logiciel par votre équipe, envisagez d’ajouter la formation des membres du personnel dans la DP.
• Précisez le ou les formats de fichier exigés pour les livrables finaux.
• Stipulez le type de droits d’auteur que vous conserverez pour l’ensemble des livrables.

À l’étape de la passation du contrat :

• Utilisez votre modèle de contrat (le cas échéant);
• Assurez-vous de conserver les droits d’auteur appropriés à l’égard des livrables; veillez à inclure un libellé qui indique que vous avez soit une cession des droits d’auteur ou une licence de droits d’auteur (consulter la rubrique « Une remarque sur les droits d’auteur » ci-après). Consultez votre conseiller juridique pour obtenir des exemples de libellés précis;
• Précisez le format de logiciel privilégié pour les livrables; exigez que l’ensemble des documents et des données soient livrés dans un format permettant les modifications (notamment Word de Microsoft ou des fichiers compatibles avec un SIG) au besoin, en plus de toute version non modifiable (documents PDF);
• Indiquez dans le contrat votre droit d’approuver les livrables.

À la conclusion du projet :

• Assurez-vous que tous les livrables sont complets, satisfaisants et dans le ou les formats requis;
• Vérifiez que les énoncés appropriés concernant les droits d’auteur (tel qu’il est indiqué dans le contrat) figurent dans les livrables;
• Assurez-vous que les résultats sont conformes au contrat.

Élément essentiel

La liberté de pouvoir communiquer et publier les connaissances et les outils est essentielle à l’établissement de communautés de pratique de la gestion d’actifs qui profitent à tous. Il s’agit d’un facteur important que les municipalités et les consultants doivent prendre en considération au moment de conclure des ententes en matière de droits d’auteur.