Guide : Questions à poser avant que votre municipalité envisage l’achat d’un logiciel de gestion des actifs

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs?

Bien qu’il n’y ait pas de définition officielle de « logiciel de gestion des actifs », ce document fait référence aux applications conçues pour vous aider à recueillir, gérer, stocker, visualiser et/ou analyser vos données liées aux actifs. Les options varient sensiblement quant au prix et aux fonctionnalités, allant d’applications peu coûteuses comme les feuilles de calcul Excel programmées aux suites logicielles plus coûteuses et intégrées qui peuvent incorporer toute combinaison de fonctions d’inventaire, de gestion financière, de maintenance des actifs et de gestion de cycle de vie. 

Posez-vous la question…

1. En avons-nous besoin?
   La gestion des actifs est une pratique d’affaires, et non une solution logicielle. De nombreuses collectivités trouvent qu’une feuille de calcul suffit pour démarrer.
2. Sommes-nous prêts?
   Les logiciels ne sont utiles que lorsqu’ils contiennent de bonnes données et appuient de saines pratiques d’affaires. Avant d’acheter un logiciel, recueillez et organisez vos données et mettez en place vos processus de gestion des actifs. Il est également essentiel d’allouer un budget pour tenir à jour les données et le système logiciel.

Conseils importants

• Faire de l’achat du logiciel une décision d’équipe.
  La gestion des actifs est une activité inter-fonctionnelle. L’achat d’un logiciel de gestion des actifs doit inclure le même groupe de professionnels dans l’ensemble de votre organisation.
• Connaître les extrants que vous souhaitez obtenir de votre logiciel.
  Quelle analyse voulez-vous que le logiciel fasse? Quels processus opérationnels seront appuyés? Comment voulez-vous que l’information soit affichée ou déclarée?
  • Conseil : Essayez d’établir d’abord vos besoins à l’aide d’une feuille de calcul!
• La formation et le soutien à la mise en œuvre sont essentiels à la réussite.
  Il faut avoir un plan de formation du personnel et un plan de relève en cas de départ d’employés clés. Il faut du temps et de l’énergie pour adopter un nouveau système logiciel – prévoyez un budget pour la formation et de soutien à la mise en œuvre dans l’ensemble de votre organisation.

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Ce contenu a été élaboré par le Groupe de travail technique du Programme de gestion des actifs municipaux de la FCM. Le Groupe de travail technique (GTT) est formé d’une équipe exceptionnelle de spécialistes municipaux et d’experts de partout au Canada.