Assurer la continuité de la gestion des actifs après le mandat du consultant

Vous avez décidé d’entreprendre un projet de gestion des actifs en collaboration avec un consultant. Lisez cette fiche-conseil si vous voulez :

• apprendre comment collaborer étroitement avec le consultant pour vous assurer que les résultats répondent à vos besoins;
• mieux comprendre la façon dont les livrables associés à votre projet de gestion des actifs sont élaborés;
• acquérir des connaissances et renforcer la capacité interne de votre personnel lorsque vous travaillez avec le consultant;
• être prêt à passer aux étapes suivantes de votre démarche en matière de gestion des actifs lorsque le consultant a terminé son mandat.

Un défi courant : Si les membres du personnel ne participent pas à l’étape de la planification du projet et ne travaillent pas avec le consultant durant le projet, vous pourriez constater que les livrables ne sont pas compatibles avec les besoins de votre municipalité, ou que vous n’êtes pas prêt à passer aux étapes suivantes. 

Conseils et stratégies

Avant le début du projet :

• Informez les parties municipales concernées de la teneur du projet (p. ex., le conseil, les membres du personnel des différents services).
  • Commencez par leur parler de la gestion des actifs, au besoin (voir la rubrique « Outils pour la présentation de la gestion des actifs aux membres du personnel et au conseil » ci-après).
  • Dans le cadre de l’étendue des travaux du consultant, exigez de ce dernier une présentation ou un atelier destiné à sensibiliser les membres du personnel (et peut-être le conseil) au projet. Cette initiative peut favoriser l’engagement, harmoniser les attentes et assurer une communication franche.
• Faites participer les membres du personnel dès le début du projet (et tout au long du projet) de manière à les rallier et à nourrir le sentiment d’appartenance au projet.
  • Obtenez les commentaires de l’équipe concernant la demande de proposition (DP) afin qu’elle comprenne le travail qui sera accompli, son rôle et l’importance de ce projet pour la collectivité.
  • Reconnaissez les efforts qui pourraient être requis et faites-en part pour fournir au consultant l’information dont il a besoin pour réaliser son mandat.

« En faisant participer tous les services à la formation sur la gestion des actifs, aux séances de développement stratégique et à la séance du conseil, les membres clés de leur personnel seront ainsi convaincus de la pertinence de notre stratégie de mise en œuvre de la gestion des actifs et y adhéreront pleinement. »

 – District municipal de Bonnyville No 87, Alberta (population de 11 661 habitants)

• Mettez en place une stratégie et un calendrier de communication des progrès pour les membres du personnel et du conseil. Cette initiative permettra de respecter l’échéancier du projet, de communiquer les réussites et de maintenir l’intérêt de l’équipe municipale à l’égard des progrès réalisés.

• Plan de mise en œuvre ou de suivi.
  • Prenez des mesures à l’égard de l’étendue des travaux qui vous permettront de vous préparer aux étapes suivantes lorsque le mandat du consultant sera terminé.
  • Intégrez une étape d’évaluation et de planification lorsque 80 pour cent du projet sera achevé. À ce moment, les consultants peuvent collaborer avec les membres clés de l’équipe et les conseiller sur l’établissement d’un plan en vue des étapes

Durant le projet :

• Réservez du temps pour les membres du personnel afin qu’ils participent au projet; par exemple, les utilisateurs finaux peuvent observer le consultant ou recevoir une formation de sa part.
• Tenez les membres du personnel concernés au courant et veillez à les tenir engagés dans tout processus qu’ils seront tenus de poursuivre dans le cadre de leur rôle.
  • Envisagez d’offrir de courtes présentations des étapes à un plus grand nombre de membres du personnel (et au conseil le cas échéant) dans le cadre du projet.
• Offrez des formations internes sur tout nouvel outil ou processus ou sur les nouvelles données, le cas échéant.

« Il était de beaucoup préférable de donner une formation en groupe et de faire participer d’autres membres de l’équipe de direction, car dans le passé, ceux-ci tenaient essentiellement un rôle sur le plan financier. Cette façon de procéder améliore les connaissances de l’équipe de direction et assure que ses membres participent à la gestion de leurs actifs au sein de leur service. »

– Canton de Havelock-Belmont-Methuen, Ontario (population de 4 530 habitants)

À la conclusion du projet :

• Assurez-vous que les recommandations sont conformes aux objectifs stratégiques de votre municipalité.
• Réalisez un dernier examen des livrables et comparez-les à ce qui était prévu au contrat.
• Faites participer les utilisateurs finaux à l’évaluation de la qualité du travail et traitez toute question qu’ils pourraient avoir.
• Assurez-vous que le transfert des connaissances a bien été effectué afin que vous puissiez passer aux étapes suivantes, ou mettez en place un plan pour la formation interne.
• Assurez-vous de comprendre les mesures requises pour aller de l’avant et d’avoir mis en place un plan pour les étapes suivantes.

Après la conclusion du projet :

• Communiquez les résultats et les étapes suivantes au conseil et aux membres du personnel. Si vous faites une présentation (à l’interne ou à l’externe), demandez à des membres du personnel de l’animer. Le cas échéant, demandez au consultant d’être présent à vos côtés.
• Prévoyez les étapes suivantes, faites-en le suivi et poursuivez le travail à l’interne. Organisez régulièrement des réunions d’équipe pour vous assurer que les prochaines étapes suivent leur cours.