Établir la portée de votre projet de gestion des actifs

Si votre municipalité est en train d’élaborer une demande de proposition (DP) pour des services de gestion des actifs, lisez cette fiche-conseil pour obtenir des renseignements sur ce qui suit :

• Comment restreindre le nombre de propositions que vous recevez en réponse à une éventuelle DP;
• Élaborer une DP qui donnera lieu à des propositions faciles à comparer et à évaluer;
• Comment vous sentir plus en confiance pour effectuer des choix éclairés dans le cadre du processus d’approvisionnement;
• S’assurer que le consultant auquel vous faites appel répond à vos besoins et vous fournit les services attendus.

Un défi courant : Après le lancement d’une DP, les municipalités peuvent recevoir un large éventail de réponses assorties à de nombreuses offres et à de nombreux prix différents, ce qui rend difficile le choix d’un consultant. Il arrive qu’un projet entrepris par une municipalité avec un consultant soit bien avancé avant que la municipalité constate que le travail ne répond pas à ses besoins.

Conseils et stratégies

Avant de lancer le processus d’approvisionnement :

• Précisez vos objectifs.
  • Faites une évaluation des besoins.
  • Confirmez vos hypothèses avec les décideurs et les membres de l’équipe.
  • Comprenez et définissez la manière dont ces travaux s’inscrivent dans vos objectifs et votre plan stratégiques, vos processus internes et la culture organisationnelle.
• Déterminez le type de services dont vous avez besoin. Sur le plan de la gestion des actifs, les consultants fournissent deux principaux types de services :
  • Réalisation d’une tâche clairement définie, notamment l’évaluation de l’état d’une infrastructure précise;
  • Encadrement durant un processus, étape au cours de laquelle votre équipe municipale réalisera la majorité des travaux et acquerra des connaissances du processus.
• Tenez compte des ressources disponibles (équipe municipale, temps et fonds).
• Considérez le temps que les membres du personnel devront consacrer au projet pendant son exécution; si votre consultant :
  • réalise une tâche pour vous, vous devrez désigner une personne afin qu’elle supervise le projet, fournisse toute information requise et passe en revue les travaux.
  • vous encadre durant un processus, vous aurez besoin de membres de votre équipe pour entreprendre les travaux.
• Déterminez si votre municipalité est en mesure d’utiliser de manière efficace les résultats des travaux.
• Établissez le budget et l’échéancier des travaux.
  • Ayez une bonne idée du budget avant de déterminer l’étendue des travaux.
  • Prévoyez un fonds pour éventualités en cas de coûts imprévus.
  • Envisagez un partenariat avec d’autres municipalités ou le regroupement de travaux similaires.
  • Envisagez un partenariat avec des organismes sans but lucratif qui peuvent réaliser une partie ou la totalité des travaux.

« En ce qui concerne les études sur l’état des bâtiments, nous tenterions la prochaine fois de restreindre l’étendue des travaux, par exemple en réduisant le nombre de soumissions et en augmentant la qualité des travaux. Nous ferions également appel à davantage de directeurs de service dès le début du projet. »

– Ville en Ontario (population de 9 000 habitants)

• Définir l’étendue des travaux à réaliser. Voici les questions à se poser :
  • Quel est le but du projet?
  • Quels seront les gens et les services concernés?
  • Pourquoi les travaux sont-ils prioritaires?
  • Ces travaux auront-ils une incidence sur notre plan de gestion des actifs (demandera-t-il une mise à jour) ou sur notre politique en matière de gestion des actifs?
  • Quel est l’échéancier pour la réalisation des travaux et quelles en sont les étapes précises?
  • Les membres du personnel devront-ils être formés pour mettre en pratique les résultats des travaux des consultants? Selon votre budget, vous pouvez décider d’inclure cette formation dans l’étendue des travaux.
  • Voulez-vous prévoir une réunion avec le comité directeur, les membres de la haute direction ou le conseil concernant la gestion des actifs ou inclure un exposé destiné à ceux-ci?
  • Est-ce que le fait de faire appel à des municipalités voisines à toute étape ajoutera de la valeur au projet?

Au moment d’élaborer la demande de proposition :

• Définissez clairement vos attentes, tant en ce qui concerne les livrables que les autres résultats escomptés. Soyez précis.
• Déterminez si vous voulez faire part du budget dont vous disposez. Vous avez deux options :
  • Faire part de votre budget et comparer les propositions en fonction de ce qu’elles ont à offrir compte tenu du budget en question.
  • Éviter de faire part de votre budget, mais souligner tous les détails de l’étendue des travaux et comparer les propositions en fonction du prix.
• Dans la mesure du possible, utilisez un langage propre à la « gestion des actifs ». Des outils tels que l’Échelle de préparation pour la gestion des actifs de la FCM peuvent être utiles.

« Au fil des années, une municipalité recevra probablement des soumissions de plusieurs cabinets d’ingénieurs. La Ville a eu à composer avec des situations au cours desquelles un consultant souhaitait élaborer un rapport inspiré d’un modèle différent de celui utilisé pour les rapports précédents. Une portée ou un travail détaillé et normalisé assurera l’uniformité des livrables nécessaire à l’atteinte de l’objectif du projet. »

– Grand Sudbury, Ontario (population de 164 926 habitants)

Élément essentiel

N’oubliez pas de faire preuve de flexibilité lorsque vous planifiez ces travaux! Une portée bien définie dès le début permet d’éviter des surprises; vous pouvez cependant vous laisser une marge de manœuvre pour passer en revue et mettre à jour la portée ou les livrables au fil de la progression du projet.