Fiche-conseils : Commencer à faire le suivi et l’évaluation de vos efforts d’adaptation au climat

La surveillance, la production de rapports et l’apprentissage n’ont pas besoin d’être compliqués ou coûteux. Cette fiche-conseils vise à offrir des conseils pratiques sur la façon de commencer à bâtir un système gérable et significatif pour votre collectivité. Elle répond aux questions suivantes :

• Comment mettre en place un système pratique de suivi des progrès en matière d’adaptation ?
• Comment s’assurer que nos efforts de surveillance et de production de rapports appuient l’amélioration continue ? 

Pour commencer

Le suivi des progrès de votre plan d’adaptation au climat peut vous aider à comprendre ce qui fonctionne, où les changements sont nécessaires et dans quelle mesure vos efforts réduisent les risques climatiques locaux au fil du temps. Une telle démarche renforce aussi la transparence et la responsabilisation, car vous montrez au conseil, au personnel, aux partenaires et aux membres de la collectivité que votre plan est mis en œuvre.  

Comment faire le suivi des progrès et apprendre en cours de route pour que les efforts d’adaptation demeurent efficaces au fil du temps ?

Voici quelques conseils pour vous aider à commencer. 

Tenir compte des publics cibles.

Parmi les publics cibles de vos efforts d’adaptation au climat, il peut y avoir le personnel, le conseil, des membres du public, des parties prenantes, des personnes ou des communautés autochtones ainsi que des groupes méritant l’équité. Chaque public peut avoir besoin ou vouloir différents types d’informations sur les progrès réalisés dans le cadre de votre plan. En réfléchissant dès le début aux besoins et aux intérêts de votre public en matière d’information, vous pouvez orienter vos efforts de communication sur l’utilité et l’accessibilité de la surveillance et de la production de rapports. Par exemple :

Les membres des communautés autochtones et les groupes méritant l’’équité font partie des catégories de public énumérées ci-dessus. Même si bon nombre des besoins d’information énumérés dans les exemples suivants peuvent s’appliquer, aucun public n’est le même. Chaque public peut avoir des priorités, des systèmes de connaissances ou des protocoles distincts qui déterminent les informations nécessaires et la manière de les communiquer. 

La ressource d’ICLEI Manuel de communication climatique : stratégies comportementales pour l’action communautaire fournit des conseils détaillés sur la façon de mieux comprendre vos publics, leurs caractéristiques et les considérations uniques qui devraient éclairer les communications.

Conseil municipal

Besoins d’information potentiels :

• Résumés généraux

• Harmonisation des mesures d’adaptation au climat avec les priorités municipales

• Coûts financiers, avantages des mesures d’adaptation et risques de l’inaction

Pour répondre à ces besoins, vous pourriez :

• élaborer de brèves mises à jour qui peuvent être partagées dans les rapports du conseil ou les séances de planification budgétaire;

• inclure des résumés généraux qui contiennent des mesures clés et des répercussions financières.

Membres de la collectivité

Besoins d’information potentiels :

• Information tangible et pertinente

• Liens explicites avec la vie quotidienne ou des lieux familiers

Pour répondre à ces besoins, vous pourriez :

• utiliser des récits, des infographies, les médias sociaux, des bulletins communautaires, des groupes Facebook.

Parties prenantes et partenaires

Besoins d’information potentiels :

• Mises à jour techniques

• Rapports sur les progrès réalisés dans le cadre du projet

• Mises à jour sur les possibilités de collaboration

Pour répondre à ces besoins, vous pourriez :

• présenter des mises à jour lors des réunions régulières;

• partager les rapports officiels et les résumés de données.

Personnel municipal

Besoins d’information potentiels :

• Mises à jour propres au rôle

• Directives claires sur les travaux à effectuer ou sur les changements aux travaux existants

Pour répondre à ces besoins, vous pourriez :

• utiliser des tableaux de bord internes;

• fournir des mises à jour à tout le personnel au moyen de bulletins d’information;

• organiser des réunions de service pour partager les leçons apprises. 

Comprendre ce que vous recherchez et la façon de le mesurer  

Il n’est pas réaliste de tout surveiller; d’ailleurs, ce n’est pas nécessaire. En mettant l’accent sur quelques mesures clés importantes pour votre collectivité, vous pouvez vous assurer de la pertinence de vos efforts de surveillance et de production de rapports. Les mesures prioritaires devraient être :

• alignées sur vos objectifs d’adaptation au climat (tels que décrits dans votre plan d’adaptation);
• réalisables afin de recueillir de l’information compte tenu des ressources (humaines et financières) disponibles;
• utiles pour vos publics cibles et la prise de décisions.  

En général, il est utile que deux types d’informations fassent l’objet de surveillance et de rapports : les progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de votre plan d’adaptation (c.-à-d. les mesures que vous avez prises) et la réduction des risques climatiques locaux (c.-à-d. les répercussions de vos mesures).

Progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de votre plan

Il s’agit de répondre aux questions suivantes : Faisons-nous ce que nous avons dit que nous ferions ? Quelles leçons avons-nous apprises en cours de route ?

Voici quelques exemples qui peuvent vous aider à répondre à ces questions :

Mesures

• Nombre de mesures d’adaptation au climat achevées, en cours ou retardées
• Pourcentage du budget alloué aux projets d’adaptation au climat
• Temps consacré par le personnel à des tâches liées à l’adaptation

Outils de surveillance

• Une feuille de calcul qui reprend le tableau des mesures d’adaptation de votre plan d’adaptation au climat
• Les outils de gestion de projet que votre municipalité utilise déjà
• Des listes de vérification ou de courts formulaires de progrès remplis par le personnel ou les responsables de service
• Des tableaux de bord simples

Fréquence de surveillance

Selon votre contexte et votre capacité, vous pourriez choisir une des options suivantes :

• Surveillance continue ou régulière intégrée dans les descriptions des rôles du personnel
• Vérifications mensuelles (p. ex., dans le cadre de réunions d’équipe existantes)
• Examens trimestriels (p. ex., selon le même échéancier que les mises à jour budgétaires ou les cycles de production de rapports du conseil)
• Mises à jour saisonnières (p. ex., après la saison des feux de forêt ou avant l’été)
• Après les jalons clés (p. ex., à la fin d’une mesure d’adaptation particulière)

Fréquence des rapports

Selon le public ou le type d’informations que vous partagez, vous pourriez choisir une des options suivantes :

• Mises à jour trimestrielles au personnel ou aux groupes de travail
• Rapports semestriels au conseil ou aux membres de la collectivité
• Résumés annuels des progrès sous la forme d’un bulletin d’information présentant un bilan de l’action climatique pour l’année qui s’est écoulée
• Au besoin pour les rapports de financement ou les produits livrables liés aux subventions
• Tous les deux à cinq ans dans le cadre d’un examen de votre plan d’adaptation au climat

Réduction des risques climatiques locaux

Il s’agit de répondre aux questions suivantes : Nos efforts d’adaptation au climat donnent-ils les effets voulus ? Devrions-nous changer notre approche ?

Il peut être difficile de mesurer directement cet aspect, surtout à court terme. La façon dont vous répondrez à cette question dépendra de votre évaluation initiale des risques. Toutefois, il n’est pas toujours nécessaire d’avoir des données techniques pour répondre à ces questions. On peut obtenir des signaux utiles à partir de diverses sources. Par exemple, vous pouvez obtenir des informations sur les progrès réalisés en matière de réduction des risques climatiques au moyen de ce qui suit :

• Conversations avec le personnel ou les membres de la collectivité (p. ex., « comparativement à l’an dernier, il y a eu moins de fermetures de routes cette année en raison des inondations »)
• Sondages sur le climat auprès des membres de la collectivité (p. ex., sondage indiquant le niveau de confiance des membres d’une collectivité quant à la qualité des interventions en cas de feu de forêt)
• Entrevues ou commentaires de partenaires clés (p. ex., informations sur les problèmes de santé liés à la chaleur fournies par le personnel infirmier et médical du centre de soins de santé local)
• Rapports du personnel (p. ex., données sur la fréquence ou la gravité des interruptions de service) 

Outiller le personnel quant à la surveillance et à l’examen en matière d’adaptation au climat

Attribuer des rôles et des responsabilités clairs.

Lorsque les rôles et les responsabilités sont clairement attribués, la surveillance et la production de rapports sont généralement plus efficaces. Il convient donc de préciser la personne déjà responsable ou qui devrait l’être pour les tâches suivantes :

• Recueillir et analyser les informations
• Résumer et partager les informations

Renforcer les capacités du personnel.

Il n’est pas nécessaire d’être spécialiste du climat pour commencer à faire le suivi des progrès en matière d’adaptation. Les outils, la formation et d’autres mesures de soutien peuvent être très utiles. Par exemple :

Outils

• Modèles ou listes de vérification simples
• Feuilles de calcul partagées qui relient les mesures du plan d’adaptation aux personnes ou aux services responsables
• Modèles de rapports avec des indications pour les leçons apprises

Formation

• Webinaires ou séances internes sur les caractéristiques de la surveillance
• Apprentissage entre pairs (p. ex., collègues qui échangent des informations sur le suivi dans le cadre de leurs rôles)
• Collaboration avec les municipalités voisines pour l’échange d’informations

Autres mesures de soutien

• Partenariats avec des universités locales ou des organismes sans but lucratif
• Financement ou subventions pour le soutien technique
• Emplois d’été ou stages pour mettre des systèmes en place  
• Corps professionnel qualifié 

Apprendre et s’adapter au fur et à mesure

La surveillance ne se limite pas au suivi et à la production de rapports : c’est aussi une question d’apprentissage. Intégrer des réflexions régulières dans les activités de votre municipalité peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos efforts de surveillance. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :

• Organiser une séance de réflexion annuelle avec le personnel de différents services.
• Effectuer des récapitulatifs à la fin de projets d’adaptation au climat.
• Élaborer un « registre d’apprentissage » où le personnel peut consigner ce qui a fonctionné ou ce qui n’a pas fonctionné.
• Utiliser les informations recueillies lors de la surveillance pour éclairer les mises à jour de votre plan ou de vos priorités en matière d’adaptation.

Voici des exemples de questions de réflexion qui peuvent aider à amorcer la conversation, à acquérir des connaissances collectives et à favoriser les améliorations au fil du temps :

• Quelles mesures se sont avérées les plus importantes ?
• Qu’est-ce qui a été difficile ? Pourquoi cet aspect a-t-il été difficile ?
• Dans quels cas les résultats ont-ils différé de ceux attendus ?
• Dans quels cas a-t-il été nécessaire de modifier nos plans ou nos échéanciers ?
• Quelles leçons avons-nous apprises et avec qui pourrions-nous les partager ?
• Quelles sont les réussites qui nous remplissent de fierté et avec qui pourrions-nous les partager ? 

Prochaines étapes

Explorez l’Outil d’évaluation pour des collectivités adaptées au climat pour obtenir des renseignements supplémentaires et de l’aide afin de mettre en œuvre votre évaluation des risques climatiques et votre plan d’adaptation. Vous pouvez utiliser cet outil pour évaluer vos efforts actuels en matière d’adaptation aux changements climatiques, déterminer les domaines à améliorer et élaborer un plan clair pour renforcer les efforts d’adaptation de votre collectivité.