North Battleford transforme sa culture de gestion des actifs

Comptant 13 567 habitants, la Ville de North Battleford tient lieu de centre de services régional pour le nord-ouest de la Saskatchewan. Elle possède un hôpital, une école, un centre commercial, un centre de loisirs ainsi qu’une panoplie d’actifs à gérer, dont certains approchent de la fin de leur durée de vie utile. Depuis son lancement en 2017, le Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) a largement contribué à l’amélioration de la gestion des actifs en Saskatchewan; en effet, plus de 400 municipalités de la province ont participé aux activités de formation en gestion des actifs offertes par les organismes partenaires du programme. North Battleford et ses 130 employés municipaux ont été les pionniers de ce virage grâce, en partie, à une initiative offerte par Asset Management Saskatchewan et NAMS Canada et financée par le biais du PGAM.

Tour de l’horloge du parc central de North Battleford, en face de la bibliothèque. Crédit photo : Ville de North Battleford

Le défi

Changer les mentalités et la culture

Comme d’autres municipalités de la Saskatchewan, North Battleford formait une ou deux personnes à la fois en gestion des actifs. Quand ces personnes quittaient l’équipe, les connaissances collectives et l’élan étaient perdus. La situation est devenue véritablement problématique en 2018, lorsque la municipalité a perdu plusieurs membres clés de son personnel en même temps. Il est alors devenu évident qu’un changement de culture durable à long terme s’imposait.

Planification des immobilisations et des niveaux de service

Le conseil avait de la difficulté à comprendre clairement l’incidence de la planification des immobilisations sur le budget annuel, la portée des prévisions de la municipalité et les besoins de la collectivité. Pour faciliter la communication des niveaux de service aux citoyens, les membres du conseil voulaient mieux comprendre les coûts connexes, y compris les coûts de conservation des actifs actuels et futurs de la Ville.

« La Ville a adopté une approche de construction : la fondation est seulement aussi solide que le nombre de piliers qui la supportent. Aujourd’hui, la fondation de notre gestion des actifs est soutenue par de nombreux piliers. »
– Steve Brown, directeur des finances

La solution (approche)

Évaluation municipale

En avril 2019, pour donner le coup d’envoi au changement de culture et renforcer la capacité de la municipalité en matière de gestion des actifs, North Battleford a envoyé une équipe interfonctionnelle composée de 13 employés et de deux représentants élus suivre la formation de NAMS Canada présentée par Asset Management Saskatchewan. Après cette formation d’introduction à la gestion des actifs et à l’établissement d’un plan de gestion des actifs, le personnel et le conseil ont immédiatement commencé à intégrer leurs apprentissages aux pratiques de la Ville. L’une des premières étapes consistait à évaluer le niveau de la municipalité à l’aide de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs de la FCM. Cette étape a permis aux membres du conseil de s’entendre et de renseigner le personnel. Le conseil et le personnel ont ensuite entrepris les discussions sur les niveaux de service actuels pour déterminer les niveaux de service les plus coûteux.

Personnel spécialisé en gestion des actifs

À l’été 2019, la Ville a embauché un coordonnateur de la gestion des actifs à temps plein, qui a suivi la formation menant au certificat professionnel de NAMS Canada grâce au financement de la FCM. Un nouveau comité de gestion des actifs guide maintenant les processus de gestion des actifs actuels et futurs de la ville. Le comité comprend des représentants de différents services, du personnel de première ligne et des représentants de la GRC et du service d’incendie.

L’équipe élabore des plans de gestion des actifs, un groupe d’actifs à la fois. Les discussions sur la gestion des actifs font maintenant partie intégrante des réunions publiques ordinaires du conseil. Lors des réunions de planification hebdomadaires, le conseil examine les ébauches des plans de gestion des actifs. Avant de rendre une décision, la Ville s’assure que les niveaux de service sont appropriés, abordables et gérés efficacement.

Collaboration continue

La première incursion de North Battleford dans le domaine de la gestion des actifs ne constituait pas un simple exercice de comptabilité ou d’ingénierie, a indiqué le directeur des finances Steve Brown. L’approche exigeait une collaboration à tous les niveaux. La Ville mobilise le personnel de première ligne dans le cadre d’un processus d’échange bidirectionnel afin d’en apprendre plus sur ses actifs et de renseigner le personnel sur les pratiques de gestion. Dans le cadre de son premier plan de gestion des actifs, qui portait sur les pelouses (espaces verts publics), la Ville a consulté l’équipe d’entretien afin de dresser un inventaire révélateur et de réaliser une analyse des coûts, laquelle a permis de déceler de nombreuses inefficacités.

La Ville s’est ensuite intéressée à la gestion des matières résiduelles et s’est rendu compte que l’aménagement coûteux d’une nouvelle décharge (qui était prévu en 2026) pouvait être repoussé en augmentant la valorisation des déchets.

Le prochain groupe d’actifs sur lequel la Ville se penchera est constitué de deux stations de traitement d’eau en fonction depuis environ 80 ans.

La Ville a adopté une politique de gestion des actifs en 2020 et s’affaire à peaufiner son plan de gestion des actifs, qui sera axé sur trois grands aspects : renforcer sa capacité et ses ressources internes, recueillir des données et améliorer la communication.

« Nous voulons y aller un pas à la fois, et non modifier tout le fonctionnement du jour au lendemain. Nous allons nous améliorer à chaque petite réussite tout en renforçant notre capacité. »
– Steve Brown, directeur des finances

Une vue vers l'est de l'horizon de North Battleford. Crédit photo : Ville de North Battleford

Leçons tirées

• N’essayez pas d’établir un plan sur le coin de la table entre deux dossiers. Prévoyez des ressources pour intégrer la gestion des actifs à la façon de travailler de votre municipalité.
• Formez une équipe interfonctionnelle pour obtenir des points de vue diversifiés, favoriser le leadership et assurer une bonne communication relativement à la gestion des actifs au sein des services.
• N’essayez pas de réinventer la roue. Tirez parti des outils offerts : offrez des formations au personnel, échangez avec d’autres collectivités et exploitez les ressources à votre disposition.
• Un changement de culture ne se fait pas en un jour : vous ne pouvez pas intégrer la gestion des actifs à vos activités en claquant des doigts. Même si cela peut sembler simple et évident à première vue, la mise au point des processus et des systèmes nécessaires prend des années.

Prochaines étapes

Une part importante du travail de la municipalité en 2020 consistera à renforcer la capacité de ses autres services. La Ville continue de tirer parti des occasions de formation de la FCM et compte créer un programme de formation interne qui permettra d’offrir une ou deux heures de formation à tous les membres du personnel. 

Elle compte aussi adapter son rapport annuel de 2019 pour inclure son score sur l’échelle de préparation pour la gestion des actifs de la FCM afin de suivre sa progression. Cette analyse fera dorénavant partie des plans stratégiques de la ville.

Pour renseigner le public sur la gestion des actifs, le maire Ryan Bater prendra la parole à la Chambre de commerce, au Club « Rotary » et lors de discours sur la situation de la ville : « Nous voulons que la collectivité comprenne bien le concept, son importance et sa pertinence pour certains de nos systèmes », a expliqué M. Bater.

Personne-ressource

Steve Brown
directeur des finances
Tél. : 306-445-1700

Ressources connexes

• Le rapport annuel de North Battleford pour l’année 2019 se trouvera sur le site Web de la Ville.