La gestion des actifs est un effort commun à Manitou Lake

Contexte

La municipalité rurale de Manitou Lake, en Saskatchewan, se trouve au sud de Lloydminster, tout près de la frontière de l’Alberta. Elle a été constituée en 1910 et un peu plus de 500 personnes vivent sur son vaste territoire de 840 kilomètres carrés. Ses principales industries sont l’agriculture et l’extraction de pétrole lourd, et une grande partie de ses 360 kilomètres de routes aménagées sont utilisés pour acheminer le pétrole par camion jusqu’au lieu de traitement.

L’obtention d’une subvention du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) a permis à Manitou Lake d’élaborer ses plans de gestion des actifs, en particulier pour les routes et les ponts, et de fournir une formation au conseil et au personnel.

« Le financement du PGAM a permis au conseil et au personnel de collaborer à améliorer notre programme de gestion des actifs, en particulier pour les registres de risques et de niveaux de service. Cela nous aide à prendre des décisions cruciales concernant les actifs d’infrastructure pendant la récession économique. »

– Joanne Loy, directrice générale des affaires municipales

De 2017 à 2022, le PGAM a financé 226 subventions de gestion des actifs pour des projets municipaux dans toute la Saskatchewan, et a procuré des formations et de l’éducation par l’intermédiaire de partenaires financés par le Programme à plus de 400 municipalités de la province.

Points saillants

• La formation en gestion des actifs aide le conseil et le personnel à « parler le même langage propre à la gestion des actifs » et à instaurer une compréhension commune de leurs objectifs.
• La volonté du conseil d’égaler l’investissement du PGAM et de suivre la formation a été déterminante pour la réussite de l’opération.

Défi

Lorsque les dirigeants municipaux reconnaissent la nécessité d’un changement, que ce soit en réaction à des pressions économiques, réglementaires ou sociales ou en tant que mesure proactive pour mieux servir les résidents, cela donne une orientation positive qui peut conduire à une amélioration durable. Manitou Lake a mis au point ses systèmes de gestion des actifs en partie en raison des exigences réglementaires relatives aux immobilisations corporelles, et en réponse à une question simple : « Comment pouvons-nous rendre plus utiles tous les renseignements dont nous disposons, au-delà de la simple création d’états financiers? »

Depuis 2016, le conseil a également été confronté à des décisions difficiles en matière de prestation de services, consistant à distinguer ce qui est essentiel et ce qui peut attendre, en raison d’une diminution de près de 30 % des recettes fiscales provoquée par des changements démographiques et économiques.

Approche

Avec seulement quatre employés à temps plein, la directrice générale des affaires municipales et le contremaître sont les principaux champions de la gestion des actifs. Au fil des ans, le personnel a suivi diverses formations, notamment auprès de l’Institute of Public Works Engineering Australasia (IPWEA) et de partenaires de la FCM tels que NAMS Canada, Asset Management Saskatchewan (AMSK) et le Réseau canadien des gestionnaires d’actifs. En 2016, la directrice générale des affaires municipales a obtenu son certificat professionnel en planification de la gestion d’actifs de NAMS Canada.

Manitou Lake a également travaillé avec M. Gordon Sparks de l’Université de la Saskatchewan (qui voulait créer une communauté de pratique, devenue plus tard AMSK) afin d’élaborer un plan de gestion des actifs pour 56 kilomètres de routes de transport lourd, estimant que la réduction de la planification à un petit tronçon rendrait le processus plus facile à gérer. Par la suite, par l’entremise du financement du PGAM, Dorian Wandzura de LadderUp Consulting Ltd a offert au conseil une formation en gestion des actifs.

Obstacles

Il a été difficile de trouver du temps, et la planification de la gestion des actifs a parfois tendance à être mise de côté au profit d’autres tâches et responsabilités. Le fait de connaître la valeur que cela pourrait apporter et les objectifs finaux a aidé le conseil à garder le cap.

Il a aussi été ardu d’amener – et de maintenir – tout le monde sur la même longueur d’onde, en particulier avec le renouvellement du conseil après les élections bisannuelles. Cependant, la concentration sur la régularité des formations et du dialogue a contribué à maintenir une continuité et une compréhension commune.

Le personnel n’était parfois pas certain de faire de la « bonne » gestion d’actifs ni de connaître la meilleure façon de créer les plans et d’adapter les données. L’accès à une expertise externe pour rassembler les différents éléments a été un avantage, tout comme les ressources de la FCM telles que l’Échelle de préparation pour la gestion des actifs, l’outil de communication Lancez le dialogue sur la gestion des actifs dans votre municipalité, le guide Comment élaborer une politique et une stratégie de gestion des actifs ainsi que les vidéos et les webinaires.

Résultats

Manitou Lake dispose désormais d’un plan stratégique de gestion des actifs et d’une feuille de route associée, ainsi que de plans de gestion des actifs pour les routes à transport lourd/fort trafic, les routes pavées et en gravier et les ponts. Un plan pour les équipements et les bâtiments est en cours de réalisation.

Le personnel a mis au point une échelle d’évaluation de l’état, qu’il a utilisée pour l’ensemble des routes. Le conseil connaît cette échelle et la considère comme un outil précieux.

Le conseil dispose de meilleurs renseignements sur lesquels fonder ses décisions en matière de prestation de services, ainsi que d’une compréhension claire des risques et des coûts associés aux modifications des niveaux de service. Il s’efforce également d’établir et de respecter un plan structuré de prise de décision afin de minimiser les risques et d’améliorer le service aux résidents.

Le personnel fait appel à la feuille de route de la gestion des actifs pour faire participer régulièrement le conseil aux décisions concernant les niveaux de service et de risque, et il ajuste les niveaux en fonction des besoins et des priorités stratégiques. Ces activités renforcent la communication avec les contribuables concernant les niveaux de service actuels, le coût du maintien de ces niveaux et les conséquences d’un changement.

Leçons apprises

Une planification réussie de la gestion des actifs nécessite un véritable partenariat qui comporte un dialogue régulier entre le personnel et le conseil. La mobilisation du conseil en tant que participant actif non seulement lors du processus d’apprentissage, mais aussi lors de l’établissement des niveaux de service a instauré un climat de confiance et d’engagement envers les résultats. Tout le monde comprend que si la planification de la gestion des actifs peut être un défi, il existe aussi des risques et des conséquences à ne pas le faire.

Si la planification de la gestion des actifs permet de guider et d’orienter un solide dialogue, elle ne procure pas de réponses immédiates. Il reste encore à déployer des efforts pour comprendre les renseignements obtenus, savoir comment les appliquer et tenir compte de l’évolution des conditions et des besoins de la collectivité.

La gestion des actifs est un processus orienté vers l’avenir qui témoigne d’une diligence raisonnable et qui aide à gérer le changement. Plutôt qu’un exercice administratif ou financier « définitif », il s’agit d’un processus continu visant à améliorer la prise de décision.

Prochaines étapes

Manitou Lake continue de s’efforcer de faire participer le conseil, et surtout les nouveaux conseillers. Cela permet de s’assurer qu’ils perçoivent la valeur de la gestion des actifs et qu’ils comprennent la nécessité d’y consacrer du temps.

La municipalité examinera les répercussions des changements climatiques sur le rendement des actifs.

La planification de la relève est également à l’ordre du jour, afin d’acquérir des connaissances, de transférer des renseignements et de veiller à ce que les bonnes pratiques de gestion des actifs se poursuivent même en cas de rotation du personnel et du conseil.

Personne-ressource

Joanne Loy
Directrice générale des affaires municipales
Municipalité rurale de Manitou Lake, Saskatchewan