Comment le comté de Lethbridge a renforcé la gestion de ses actifs

C’est en 2018 que le comté de Lethbridge (10 061 habitants), en Alberta, a commencé à travailler sur la gestion de ses actifs. Ses employés et son conseil avaient en effet pris conscience de la nécessité d’une stratégie fiable et continue pour gérer les actifs de la municipalité. Après avoir reçu une subvention du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) en 2018, l’équipe a commencé à gravir l’échelle de préparation pour la gestion des actifs. (Depuis sa création, le PGAM a approuvé 71 subventions en Alberta et formé plus de 350 Albertains par l’intermédiaire de ses partenaires.) En utilisant l’échelle de préparation pour la gestion des actifs, l’équipe savait qu’elle tracerait une voie sûre et judicieuse pour guider la prise de décisions de la Ville au cours des décennies à venir.

Défi

Bien qu’elle ait déjà franchi le niveau 1 de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs, l’équipe avait besoin d’un nouveau plan pour donner vie à la gestion des actifs de la municipalité. Il lui fallait une stratégie claire et une feuille de route pour passer de la théorie à l’action. C’est sur cet aspect que se sont concentrés les travaux pour atteindre les objectifs de la compétence « Politique et gouvernance » au niveau 2.

Stratégie

Les membres de l’équipe de gestion des actifs ont énormément bénéficié de la formation offerte par plusieurs des organismes partenaires du PGAM. Des élus et des membres du personnel municipal ont participé à diverses activités de sensibilisation et de formation proposées par l’Alberta Urban Municipalities Association et les Rural Municipalities of Alberta (conjointement), l’Association canadienne du transport urbain, NAMS Canada et le Canadian Network of Asset Managers.

La municipalité a également engagé un consultant en gestion d’actifs pour aider l’équipe à réaliser des évaluations précises avant d’élaborer un plan de mise en œuvre.

Obstacles

Il est parfois difficile de veiller à ce que les membres du conseil soient aussi régulièrement formés que le personnel sur les aspects pertinents de la gestion des actifs, et que tous fassent preuve du même engagement. Bien que les membres du conseil aient participé autant que possible, les employés de l’équipe ont reçu davantage de formation sur les processus de gestion des actifs et leurs avantages que les autres personnes engagées dans le processus. Cette lacune de connaissances était perceptible dès les premières étapes du projet.

Résultats

Lethbridge est passé au niveau 2 de la compétence « Politique et gouvernance » de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs en franchissant trois étapes :

1. Politique et objectifs : Il a formellement achevé sa politique de gestion des actifs, qui a été adoptée par le conseil et approuvée par l’équipe de direction.
2. Stratégie et feuille de route : Il a rédigé un rapport sur l’état d’avancement et un rapport sur l’avancement des systèmes, qui contiennent tous deux des stratégies pour les deux prochaines phases de travail.
3. Mesure et suivi : Il a défini, documenté et suivi ses objectifs en organisant des réunions régulières de l’équipe de gestion des actifs et en utilisant un rapport de suivi des actions (Action Tracker).

Lethbridge est également passé du niveau 1 au niveau 2 dans plusieurs autres compétences de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs, notamment « Personnel et leadership » et « Planification et prise de décisions ». Le comté est passé au niveau 3 pour les compétences « Données et information » et « Contribution aux pratiques de gestion des actifs ». Il convient de noter que les municipalités travaillent rarement sur une seule compétence de manière isolée. Généralement, elles estiment que travailler sur une compétence les aide à progresser dans d’autres compétences.

Route à Lethbridge County, Alberta.

Avantages

1. Le consultant a offert une formation interne à un grand groupe : un plus grand nombre de personnes ont donc reçu la formation, à un prix inférieur à celui qui était prévu. L’équipe a transféré les économies au reste du projet et disposait d’une équipe bien formée.
2. La formation de groupe a suscité un intérêt accru pour la gestion des actifs et les processus connexes. Les employés qui ne pensaient pas jouer un rôle important dans la gestion des actifs comprennent maintenant les fonctions qu’ils exercent au sein des processus.

3. La gestion des actifs est désormais une priorité budgétaire et administrative. Il s’agit d’un poste budgétaire, qui génère des discussions importantes au sein du conseil.

« Nous savons que nous sommes sur la bonne voie en matière de gestion de nos actifs. Notre équipe de projet relie les services de manière inédite, de sorte qu’en tant que municipalité, nous nous efforçons continuellement d’améliorer ensemble nos processus de décision. Nous avons tous intérêt à bien gérer nos actifs afin de pouvoir offrir à nos résidents des services sûrs, fiables et durables et d’améliorer les niveaux de service. »

−Michael Bly, coordonnateur, SIG et actifs, comté de Lethbridge

Leçons apprises

Obtenir du soutien : Il est essentiel de bénéficier d’un appui clair du conseil et de la direction. Cela a permis à l’équipe de mener à bien ce projet et de le considérer comme une réussite. En recevant un soutien adéquat, l’équipe a pu ajuster les finances et les ressources en fonction des besoins.

Choisir un responsable : Désignez un porte-parole pour chapeauter votre projet de gestion des actifs et guider l’équipe à travers les différentes étapes. Cette personne joue un rôle majeur pour maintenir la dynamique, de même que l’engagement des membres de l’équipe et des autres personnes dans le processus. Il est difficile de progresser sans une personne qui dirige l’effort.

Mettre en place une équipe interfonctionnelle : Le fait de disposer d’une équipe de gestion des actifs ciblée, engagée et dévouée contribue à faire de la gestion des actifs une priorité absolue dans votre organisation. Veillez à ce que tous les membres consacrent du temps à ce projet afin qu’ils puissent déployer les efforts nécessaires à sa réussite.

Prévoir des réunions d’équipe régulières : Cela permet à chaque membre de l’équipe de rester engagé dans le projet dans son ensemble. Cela invite également à une discussion continue sur les progrès réalisés entre les équipes qui dépendent les unes des autres pour atteindre des objectifs généraux.

Prioriser la sensibilisation du conseil à la gestion des actifs : Le soutien du conseil n’est pas suffisant. Il faut constamment chercher à le former à la gestion des actifs. Il est impératif que les membres du conseil comprennent, au même titre que les employés, l’importance, les avantages et les processus de la gestion des actifs, afin que tout le monde puisse prendre des décisions éclairées ensemble.

Prochaines étapes

Pour les prochaines étapes, l’équipe de Lethbridge se concentrera sur trois volets :

1. Validation de l’inventaire des actifs : Elle continuera à travailler avec un consultant pour désagréger et valider les données géographiques par rapport aux données financières.
2. Analyse des lacunes et stratégie de cycle de vie : Elle renforcera davantage leurs données en définissant des stratégies de cycle de vie et en les appliquant à leurs actifs. Il s’agira de repérer les lacunes et d’y remédier, ainsi que d’affiner et de développer des modèles de risque pour toutes les catégories d’actifs.
3. Politiques et processus : Elle mettra au point des processus formels de gestion des actifs au sein de l’organisation. Elle créera également une politique de gouvernance des données (qui consiste en la définition des pratiques de gestion des actifs et des flux de travail dans l’ensemble de l’organisation pour garantir le maintien de l’intégrité des données).

Il reste encore beaucoup à faire, mais l’équipe est consciente que l’atteinte de ces objectifs aura une incidence positive de sur la planification de ses actifs à long terme.

Personnes-ressources

Devon Thiele, gestionnaire des infrastructures, comté de Lethbridge
403 317-6055
dthiele@lethcounty.ca

Michael Bly, coordonnateur, SIG et actifs
403 380-1578
mbly@lethcounty.ca

Ressource connexes

1. International Infrastructure Management Manual (IIMM)