Brockton : feuille de route des infrastructures durables

En 2007, la municipalité de Brockton, en Ontario, savait au moment d’entamer ses travaux qu’elle voulait définir des objectifs clairs en matière de gestion des actifs et élaborer un plan de mise en œuvre. Elle espérait rapprocher plusieurs équipes de l’organisation grâce à des objectifs communs.

Le programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) a octroyé 686 subventions en Ontario depuis sa création et a offert des formations à plus de 1 500 Ontariens par l’intermédiaire de partenaires financés par le programme.

Le défi

Cette municipalité se classe au troisième rang du comté de Bruce (Ont.) pour ce qui est des évaluations foncières les plus basses. Pourtant, elle compte des centaines de kilomètres de routes en plus par rapport aux régions voisines, et plus du double de ponts et de ponceaux. Comme beaucoup d’autres municipalités, ses ressources humaines sont très sollicitées et ses employés municipaux assument différents rôles.

Comme beaucoup d’autres municipalités, Brockton a commencé à se préparer à respecter la réglementation ontarienne en matière de gestion des actifs en 2009. Elle a mis à jour son plan de gestion des actifs en 2016. Ses employés et son conseil ont également reconnu la nécessité de prendre en main la stabilité financière à long terme de la municipalité et le renouvellement continu de ses infrastructures.

Concrètement, l’équipe avait besoin d’une formation et des conseils d’un consultant afin de pouvoir tracer la voie à suivre tout en travaillant en collaboration à la définition des modèles de collecte de données.

Stratégie

Les membres de l’équipe ont grandement bénéficié de la formation offerte par les organismes partenaires du PGAM. Ils ont notamment participé à un événement organisé par l’Association of Ontario Road Supervisors sur la gestion des actifs pour les municipalités de petite et moyenne taille, à un webinaire organisé par le Canadian Network of Asset Managers, au programme de certification professionnelle en planification de la gestion des actifs de National Asset Management Strategy Canada (NAMS Canada) et à une formation sur la gestion des actifs offerte par l’Ontario Society of Professional Engineers (OSPE).

L’équipe a également renforcé ses capacités internes en engageant un consultant externe pour la guider dans l’élaboration d’un plan pour atteindre les objectifs du niveau 2 de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs de la FCM.

Plus particulièrement, l’équipe souhaitait atteindre les objectifs de la compétence « Politique et gouvernance », qui exige que les municipalités mettent en place des politiques et des objectifs de gestion des actifs et commencent à les concrétiser. Elle s’est aussi penchée sur la compétence « Données et information ».

Les employés de Brockton ont utilisé un cahier de travail pour aider les travailleurs de première ligne à évaluer de façon cohérente l’état des actifs de la municipalité et à enregistrer des données précises. Cet outil inclut des identifiants et des données de localisation, des données sur les propriétés physiques et des informations financières. En raison de sa conception, il permet la mise en relation des intérêts de plusieurs services, un élément clé pour une bonne gouvernance de la gestion des actifs.

« Ce travail a vraiment permis à notre municipalité de prendre en main une gestion responsable de nos actifs. C’est un soulagement de savoir où nous en sommes et quelles sont les prochaines mesures à prendre pour offrir à notre collectivité un niveau de service continu. »

–Trish Serratore, directrice financière, municipalité de Brockton

Obstacles

Malgré les obstacles contextuels déjà mentionnés (faible imposition et besoins élevés en infrastructures), le travail de l’équipe a été relativement facile dans la mesure où elle a bénéficié d’un grand soutien de la part du conseil.

Au cours de cette initiative pluriannuelle, les changements de direction ont entraîné des problèmes de transfert de connaissances pour certains aspects du projet. Cependant, à force de diligence et de persévérance, tous les membres de l’équipe ont acquis la base de connaissances nécessaire pour veiller à l’exactitude des données et respecter le calendrier du projet. L’équipe a travaillé sans relâche pour atteindre ses objectifs.

Résultats

Les succès de Brockton dans plusieurs domaines lui ont permis d’atteindre le niveau 2 de la compétence « Politique et gouvernance » de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs :

1. Politique et objectifs : La municipalité a mis au point une politique de gestion des actifs, adoptée sous le nom de Asset Management By-Law: 2018 -075.
2. Stratégie et feuille de route : Elle a rédigé un rapport sur l’évolution de la gestion des actifs.

Brockton a par ailleurs franchi une étape importante dans le cadre de la compétence « Données et information » en définissant des lignes directrices pour l’évaluation de l’état des actifs et en élaborant un cahier de travail pour favoriser une collecte de données cohérente.

Depuis que la politique de gestion des actifs a été acceptée par le conseil, l’équipe bénéficie d’une orientation concrète. Les employés et le conseil comprennent maintenant l’utilité de cette politique qui sert de point de référence, plutôt que d’aspirateur à poussière.

Caption: Vue aérienne de la municipalité de Brockton.

Avantages

1. L’accent mis sur la compétence « Politique et gouvernance » a aidé l’équipe à clarifier les prochaines étapes de gestion des actifs et à planifier la voie à suivre.
2. Grâce à de nouveaux outils et à de nouvelles données, l’équipe procède à un examen complet des actifs de la Ville. Sur la base de données concrètes, les employés et les élus prennent déjà de meilleures décisions à long terme en ce qui concerne les remplacements. Par exemple, lors de récentes discussions budgétaires, les employés ont recommandé de nouveaux frais pour les bornes-fontaines afin de compenser leurs coûts opérationnels (évaluations de l’état, futures mises à niveau des installations, etc.).
3. Une équipe de gestion des actifs plus officielle est désormais en place pour fournir des mises à jour régulières.
4. Les employés et le conseil comprennent l’importance de tenir des dossiers exhaustifs afin de ne pas avoir à réagir trop rapidement et d’adopter une planification plus stable à long terme.

Leçons apprises

Former une équipe : Il est essentiel, dès le début du processus de gestion des actifs, de faire participer des employés ayant des compétences et des perspectives différentes. Formez une équipe interfonctionnelle de planification de la gestion des actifs qui disposera de connaissances clés dont vous n’auriez peut-être pas reconnu l’importance au départ.

Obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes : La formation de l’équipe est la première étape, mais il est essentiel que vous élaboriez une politique qui puisse être suivie par tous ceux qui devront aider à sa mise en œuvre. Il est essentiel d’obtenir leur adhésion, même à l’étape de l’élaboration de la politique. Vous saurez ainsi si elle est réaliste et si vous pouvez aller de l’avant.

Commencer tôt : Il faut du temps pour bien satisfaire aux exigences à chaque niveau de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs. Pour mettre à jour les données sur les actifs de toute une ville, il faut se tenir au courant du processus en cours; donc, plus vous commencez tôt, mieux c’est. L’une des meilleures façons de faire bouger les choses est d’élaborer une politique qui fasse avancer un programme de gestion des actifs. Par la suite, vous pouvez créer une base de données qui en simplifie le suivi afin que vous puissiez voir ce qui est dépassé et y remédier.

Prendre son temps et ne pas se presser : En agissant trop rapidement, on peut aboutir à des résultats incomplets, insuffisants ou incorrects. Il vous faut des données de base correctes et analysées si vous voulez veiller à leur exactitude. S’il y a des erreurs, les employés, le conseil et les citoyens ne feront pas confiance au nouveau système que vous avez mis en place. Il est préférable de former une équipe diversifiée dès le début et de travailler lentement, ensemble, pour mettre en œuvre quelque chose de solide et de fiable.

Prochaines étapes

En ce qui concerne la gestion des actifs, le conseil municipal de Brockton a maintenant terminé son évaluation de l’état des routes et des infrastructures ainsi que le relevé photographique des égouts de la ville.

Parmi les prochaines étapes figure un examen plus approfondi de l’évaluation des installations, commencée en 2019 avec l’aréna et l’école. L’équipe cherche aujourd’hui à réaliser des évaluations plus pointues des besoins et de l’état d’une garderie, d’une bibliothèque et de plusieurs centres communautaires.

En ce qui concerne la compétence « Politique et gouvernance », Brockton prévoit d’ajouter la mesure et son suivi à son initiative de gestion des actifs, puisque cela fait partie des objectifs pour atteindre le niveau 3 dans l’échelle de préparation pour la gestion des actifs.

L’équipe avance progressivement dans l’échelle et constate déjà les résultats positifs de sa nouvelle stratégie.

Coordonnées

Pour les questions relatives aux infrastructures, communiquez avec Jessica Rodgers
Technicienne, Système général d’information, municipalité de Brockton
jrodgers@brockton.ca
1 877 885-8084

Pour les questions relatives aux données financières et à la planification, communiquez avec Trish Serratore
Directrice financière, municipalité de Brockton
tserratore@brockton.ca
1 877 885-8084

Ressources connexes

1. Politique de gestion des actifs et Plan de gestion des actifs de la municipalité de Brockton (en anglais seulement)
2. Certificat professionnel en planification de la gestion des actifs de NAMS Canada (en anglais seulement)