Équilibrer la prestation de services durables et les budgets municipaux

Située au Nouveau-Brunswick, Saint-Quentin est une petite ville dynamique, connue pour ses festivals et son sirop d’érable. La majorité des résidents utilise le français comme langue principale.

Outre sa population peu nombreuse, la Ville de Saint-Quentin est relativement éloignée, étant située à plus d’une heure de route de la plus grande ville locale, Edmundston. En janvier 2023, dans le cadre de la Réforme de la gouvernance locale du Nouveau-Brunswick, Saint-Quentin a été fusionnée aux régions rurales environnantes, et sa population est passée d’environ 2 200 à approximativement 3 654 habitants. Environ 21 employés municipaux desservent cette population.

Malgré les défis associés aux ressources limitées dans une région rurale, la Ville de Saint-Quentin a réalisé des progrès substantiels quant à la mise en œuvre de la gestion des actifs. Le succès de Saint-Quentin repose sur la façon dont elle a rendu opérationnelle la gestion des actifs, et ce, par l’entremise de ses politiques, ses plans et ses procédures, qui sont à la base d’une refonte des activités quotidiennes et annuelles de la municipalité.

Les facteurs clés pour l’avancement de la Ville comprennent :

• Le leadership et la coordination entre les cadres municipaux;
• La participation active à des activités de formation et de collaboration;
• L’intégration de processus et de systèmes facilitant la prise de décisions éclairées;
• Le soutien continu du Conseil; et
• Un engagement envers l’amélioration continue.

Le rôle de la direction de la gestion des actifs

Le parcours de gestion des actifs de Saint-Quentin a été mené par la directrice générale, Suzanne Coulombe, appuyée par Gilles Croussette, directeur des travaux publics, et Monique Thériault, directrice des finances. Il s’agit d’une approche de « leadership à trois têtes » qui facilite la collaboration interfonctionnelle, favorise une bonne communication et permet l’harmonisation des objectifs dans l’ensemble des activités municipales.

Suzanne Coulombe a défendu et soutenu une vision de durabilité pour la Ville de Saint-Quentin, en maintenant un équilibre entre la durabilité de la prestation des services et la gestion des risques, tout en maximisant le rendement du budget de la Ville.

« Désormais, le processus décisionnel municipal en ce qui a trait aux projets d’immobilisations et plans quinquennaux, est concentré sur les données du PGA qui indique les besoins essentiels de la municipalité; ce qui a pour effet de minimiser les risques associés aux décisions financières et, par ricochet, la sécurité de tous les biens municipaux. Il s’agit d’un dossier continu mais nous pouvons affirmer haut et fort que nous en sommes à dernière étape d’implantation »

– Suzanne Coulombe, directrice générale – greffière

Tirer parti des possibilités de formation et de collaboration

Les dirigeants de la Ville de Saint-Quentin soutiennent une vision à plus long terme, et se sont dotés d’un plan afin de développer les capacités nécessaires. Au cours des dernières années, Saint-Quentin a déployé des efforts considérables afin d’adopter des pratiques exemplaires qui permettent de relever les défis de la prestation des services de façon durable et rentable tout en minimisant les risques pour la communauté.

En 2017, en compagnie de 17 autres municipalités, Saint-Quentin a participé au programme de Leadership en gestion des actifs municipaux de la FCM. Cela a aidé la municipalité à acquérir les connaissances nécessaires afin d’élaborer sa propre politique de gestion des actifs et sa propre structure de gouvernance. Ce programme a également permis de jeter les bases de la stratégie de gestion des actifs de la Ville. L’expérience a donné un aperçu de la façon dont d’autres municipalités canadiennes s’attaquent aux défis de la gestion des actifs et a permis de partager des solutions. Le guide Comment élaborer une politique, une stratégie et un cadre de gestion des actifs présente les meilleures pratiques des 17 municipalités qui ont participé au programme. 

La Ville de Saint-Quentin a également participé à d’autres activités d’apprentissage de groupe, telles que le Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM). Grâce au PGAM, le personnel de Saint-Quentin a acquis des perspectives et des connaissances sur la mise en œuvre de la gestion des actifs en partageant des expériences avec d’autres municipalités du Nouveau-Brunswick et du Québec.

Intégration des processus et des systèmes pour favoriser la prise de décisions fondée sur des données probantes

Saint-Quentin a rendu la gestion des actifs opérationnelle en reliant l’inventaire des actifs de la Ville à son système d’information géographique (SIG) et en harmonisant sa planification des immobilisations avec ses activités d’exploitation et d’entretien.

En collaboration avec l’Association francophone des municipalités du Nouveau-Brunswick (AFMNB), Saint-Quentin a inscrit ses actifs dans un registre central intégré à un « géoportail », qui fonctionne comme un système d’information géographique combiné à un outil de planification des immobilisations. Cela permet aux actifs de la Ville d’être représentés visuellement en fonction de l’âge, de l’état et d’autres risques, y compris des risques codés par couleur selon l’urgence.

Afin d’exploiter pleinement le potentiel du géoportail, Gilles Croussette a identifié et comblé les lacunes dans l’inventaire des actifs de Saint-Quentin, créé des formulaires de données pour collecter et parfaire les données, et communiqué les résultats par l’entremise d’un tableau de bord personnalisable. Ces actions permettent au Conseil et à la haute direction de visualiser rapidement leurs actifs afin de prendre des décisions fondées sur des données probantes.

Saint-Quentin utilise également la gestion des actifs afin d’améliorer ses activités d’exploitation et de maintenance. Par exemple, la Ville utilise des données sur la taille de ses terrains pour estimer le temps nécessaire pour les tondre, et planifie les équipes de service afin de minimiser les arrêts de travail pour le ravitaillement en carburant ou le temps perdu pour retourner au garage.

Bien que ces contributions puissent sembler modestes, dans l’ensemble, elles renforcent la ligne de mire entre la gestion des actifs au niveau stratégique et les activités d’exploitation et de maintenance de première ligne. Les équipes opérationnelles comprennent le lien entre les niveaux de service, la collecte de données et les processus qui contribuent aux opérations efficaces de la Ville.

« La collecte de données et la mise en place de bons de travail par l’entremise du géoportail ont engendré un sentiment d’unité chez toutes les parties prenantes. Nous disposons de collaborateurs à tous les niveaux qui travaillent vers le même objectif et nous avons maintenant une meilleure compréhension des fonctions et des défis de chacun. »

– Gilles Croussette, directeur des travaux publics

Saint-Quentin a commencé à mettre en œuvre une évaluation multicritère des risques de ses actifs. À l’aide des connaissances tirées de ce processus, la Ville planifie les bons de travail et la remise en état de ses actifs afin de maximiser le cycle de vie de ces derniers. La Ville peut désormais planifier de manière proactive les interventions faites sur ses actifs selon les prévisions d’inventaire et de cycle de vie.

Son système de gestion des actifs fait correspondre les fonctions de bons de travail, qui impliquent généralement le personnel de première ligne, avec l’orientation stratégique, qui implique la haute direction. Cela fait passer la gestion des actifs d’un cadre théorique à quelque chose de pratique et de tangible au sein de toute l’organisation.

Soutien du Conseil

Grâce à la contribution du personnel, le Conseil aide les résidents à comprendre la nécessité de prendre soin des infrastructures de la Ville à long terme. Le Conseil aide également les résidents à comprendre les liens entre les investissements dans les opérations, l’entretien et le renouvellement, et la qualité des services dont ils bénéficient.

Récemment, la Ville a mis à jour son Plan de gestion des actifs afin de le rendre plus pratique, en y incluant des objectifs plus clairs et plus faciles à comprendre pour un profane. Une page Web attrayante a été créée. Celle-ci met en évidence la gestion des infrastructures mise de l’avant par Saint-Quentin afin de fournir de meilleurs services. La page Web du Plan de gestion des actifs est conçue avec soin et invite les résidents à en apprendre davantage au sujet des différents projets et initiatives. Cela favorise un sentiment de responsabilité et de transparence, et aide à illustrer de quelles façons la gestion des actifs fait progresser la prise de décisions du Conseil. Ces actions ont favorisé l’appui, la confiance et un cadre de prise de décisions partagé pour la communauté.

Prochaines étapes et amélioration continue

Une perspective systémique et un engagement envers l’amélioration à long terme sont essentiels à la mise en œuvre de cette stratégie de gestion des actifs. Marcel Vienneau, coordonnateur de projets de gestion des actifs à l’AFMNB, s’exprime ainsi en parlant de Saint-Quentin : « L’une de leurs meilleures qualités est qu’ils travaillent fort et ne se découragent pas facilement. D’autres organisations auraient abandonné leur initiative de gestion des actifs s’il n’y avait pas eu d’avantages immédiats. Par contre, Saint-Quentin a persévéré jusqu’au bout, sachant que la gestion d’actifs a de réels avantages et n’est pas qu’un exercice bureaucratique. »

Saint-Quentin prévoit parfaire sa gestion des risques afin que sa matrice d’évaluation des risques comprenne les cinq facteurs suivants : les facteurs sociaux, économiques, juridiques, technologiques et environnementaux. La Ville poursuit ses efforts afin d’expliquer la valeur de ses initiatives de gestion des actifs au Conseil et aux résidents. Les pratiques de gestion des actifs s’étendent également aux services d’infrastructure non essentiels, tels que les parcs et les loisirs.

Les travaux de mise à jour de l’inventaire des actifs de la Ville sont en cours, garantissant ainsi que les données sont exactes, complètes et à jour. L’intégration des considérations liées aux changements climatiques aux risques liés aux actifs et à la planification stratégique est également importante pour la Ville. Saint-Quentin a complété la première phase du programme de la Convention Mondiale des Maires pour le Climat et l’énergie (CMMC), qui consistait à intégrer les inventaires municipaux de gaz à effet de serre (GES) dans une base de données conjointe gérée par la Fédération canadienne des municipalités et ICLEI Canada.

En rendant normales et habituelles de bonnes pratiques de gestion des actifs, Saint-Quentin maximise le potentiel de succès de ses efforts. La Ville adopte une vision à long terme et sa gestion des actifs est empreinte de discipline et de continuité. Cela permet à Saint-Quentin d’anticiper les changements et d’y faire face plus efficacement. Sachant que la gestion des actifs est un cheminement continu, Gilles Croussette donne le conseil suivant aux autres municipalités : « Commencez sans tarder. Lancez-vous dès maintenant dans le parcours d’opérationnalisation de la gestion des actifs. Soyez patients, mais hâtez-vous! »

Ressources connexes

• Plan de gestion des actifs de la ville de Saint-Quentin
• « Géoportail municipal » offert par l’Association Francophone des Municipalités du Nouveau-Brunswick (disponible en français)

Personnes-ressources

Suzanne Coulombe
Directrice générale – greffière

Gilles Croussette
Directeur des travaux publics