Découvrez comment le village de Warfield, en C.-B., a modernisé son registre des actifs

Contexte

Le village de Warfield est une petite collectivité résidentielle de la région de West Kootenay, en Colombie-Britannique. Sa population est stable et compte 1 680 habitants. Il se situe près de la ville de Trail, en Colombie-Britannique, où Teck Resources a établi l’une des plus importantes installations intégrées de fusion de plomb et de zinc au monde . Le village a été fondé dans les années 1930 afin de créer des logements pour les familles de travailleurs dans le florissant secteur minier. La majeure partie des infrastructures sont vieillissantes et doivent être remplacées.

Le conseil et le gouvernement municipaux de Warfield ont reconnu la nécessité d’être proactifs dans la gestion des infrastructures du village. Le village a commencé à gérer officiellement ses actifs en 2017, lorsqu’il a obtenu du financement dans le cadre du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) de la FCM en vue d’améliorer les données et les informations sur les actifs qui constituent le fondement de son programme. Le PGAM a accordé des subventions à plus de 70 gouvernements municipaux de la Colombie-Britannique pour divers projets de gestion des actifs.

Points saillants

• Passage du niveau 1 au niveau 2 sur l’échelle de préparation pour la gestion des actifs de la FCM en ce qui concerne les données et l’information.
• Collecte de données sur les actifs linéaires, y compris les routes, ainsi que sur les systèmes d’alimentation en eau et de traitement des eaux usées, puis détermination des coûts de remplacement sur un horizon à long terme (30 ans).
• Établissement d’un modèle rentable de gestion des données sur les actifs, à l’aide d’un logiciel de gestion des actifs en source libre et d’un soutien technique continu.
• Création d’un réseau d’apprentissage entre pairs avec les municipalités voisines afin de favoriser l’échange de connaissances et la collaboration en continu.

Défi

La capacité du village à procéder à la gestion de ses actifs est limitée. La petite équipe de cinq personnes compte trois employés de bureau, le poste de dirigeante étant le seul poste de direction. Les trois autres employés sont des membres de l’équipe des travaux publics de première ligne qui gèrent les activités quotidiennes et l’entretien des infrastructures détenues et gérées par le village.

Avant d’entreprendre le projet d’amélioration des données et des informations sur les actifs, les membres de l’équipe des travaux publics, qui approchent l’âge de la retraite, utilisaient des notes manuscrites dans des cartables pour consigner les informations sur les actifs du village. Même si le village détenait quelques cartes papier indiquant l’emplacement de certains actifs linéaires ainsi que des documents d’ingénierie indiquant l’emplacement d’autres actifs, les données n’étaient pas bien classées et ne recensaient pas bien les caractéristiques clés des actifs, comme leur taille, leur âge et leur état. Certaines données n’existaient que dans la tête du directeur des travaux publics.

Même si les membres du personnel et du conseil ont reconnu la nécessité d’améliorer le suivi des données sur les actifs et de moderniser le système, ceux-ci ne disposaient pas de l’expertise ni du temps requis pour recueillir les données, cartographier les actifs et créer un registre numérique des actifs.

Approche

Le village de Warfield a fait appel au soutien technique des mêmes experts-conseils qui ont été embauchés par cinq municipalités voisines, soit LandInfo Technologies, une entreprise œuvrant dans le domaine géospatial et de la gestion des actifs. La société a numérisé et cartographié toutes les caractéristiques clés des actifs linéaires du village, selon les étapes décrites ci-dessous.

Étape 1 : Repérer, numériser et cartographier les données existantes sur les actifs. Les experts-conseils ont rassemblé toutes les données des documents papier relatifs aux actifs du village et les ont saisies dans un registre numérique à l’aide de QGIS, un système d’information géographique (SIG) en source libre, en validant les emplacements des actifs repérés sur les cartes et en les géolocalisant. Le village a également fait appel au collège local, le Selkirk College, afin d’embaucher des étudiants pour recueillir et cartographier les données sur les actifs.

Étape 2 : Éliminer les lacunes dans les données. Les experts-conseils ont rencontré les membres de l’équipe des travaux publics de Warfield à plusieurs reprises afin de repérer l’emplacement des actifs qui n’avaient jamais été officiellement consignés et qui étaient connus par eux seuls.

Étape 3 : Générer un rapport préliminaire sur l’état des infrastructures. Après avoir assemblé un ensemble exhaustif de données et établi un registre numérique des actifs, le village de Warfield a fait appel à AIMsoir, un logiciel de gestion des actifs en source libre gratuit, afin de générer un rapport préliminaire sur l’état des infrastructures qui répertorie les actifs détenus par le village ainsi que leur coût de remplacement estimatif (voir la section « Ressources pertinentes » ci-dessous).

Étape 4 : Conserver et améliorer les données sur les actifs au fil du temps. Pour le village de Warfield, la façon la plus rentable de gérer ses données sur les actifs à court et à moyen terme consistait à sous-traiter la maintenance et la mise à jour en continu du registre numérique aux experts-conseils. Warfield paie des frais d’hébergement Web minimes aux experts-conseils pour la gestion de son domaine à l’aide d’un logiciel de gestion des actifs en source libre gratuit basé sur le Web. Les experts-conseils maintiennent et mettent également à jour les données si de nouvelles informations sont disponibles.

Étape 5 : Former les employés à l’utilisation du système de gestion des actifs. Les employés suivent une formation qui les aidera à optimiser les informations liées à la gestion des actifs. La formation couvre une variété de sujets, notamment la sensibilisation aux concepts et aux principes de gestion des actifs. Les membres du personnel apprennent à utiliser les fonctions les plus pertinentes du logiciel pour étayer l’analyse de l’état des infrastructures et déterminer les priorités. La formation porte peu sur les exigences techniques de la conservation et de la mise à jour des données et davantage sur la compréhension des informations qui se trouvent dans le système en vue de présenter celles-ci au conseil et de soutenir la prise de décision.

Résultats et avantages

• Registre des actifs entièrement numérique – L’inventaire cartographié de Warfield comprend des données relatives à leurs principales caractéristiques (p. ex. date d’installation, diamètre, matériau et longueur des conduites). Le rapport sur l’état des infrastructures présente la durée de vie, l’état et les coûts de remplacement des routes, du réseau de distribution d’eau, du réseau d’égout sanitaire et pluvial, des bâtiments et de la station de traitement des eaux pour les 30 prochaines années. La collecte des données sur les actifs linéaires a représenté une première étape importante dans l’amélioration de la gestion des actifs, puisqu’elle constituait les fondements de la planification et de la prise de décision.
   
• Système fondé sur un logiciel de gestion des actifs en source libre – L’aide que le village a reçue pour accéder au logiciel en source libre et l’utiliser s’est avérée essentielle étant donné son budget et ses capacités limités. Le projet n’aurait pas été possible si le village avait dû payer des frais de logiciels supplémentaires. Grâce à ces économies, la municipalité peut investir dans d’autres priorités.
   
• Optimisation de l’utilisation des ressources – Pour l’instant, la sous-traitance de l’hébergement du domaine et de la mise à jour des données par l’expert-conseil constitue la solution la plus rentable pour le village. Par rapport au coût d’un analyste SIG ou d’un technicien de gestion des actifs à plein temps, cette approche permet de réaliser des économies considérables et d’atténuer le risque lié à la rotation d’employés hautement qualifiés. Le village peut également décider en tout temps de reprendre le travail à l’interne si les ressources le permettent.
   
• Décisions éclairées – Le conseil fait appel au comité consultatif des infrastructures de Warfield pour obtenir des conseils sur l’orientation stratégique à prendre concernant l’amélioration des immobilisations, les améliorations opérationnelles ainsi que les dépenses connexes. Le comité, dont les membres sont nommés par le conseil, est composé de deux membres du conseil et de trois membres ou plus de la collectivité qui sont réputés comme ayant une formation ou une expérience précieuse en matière de planification des actifs ou d’évaluation des infrastructures. Grâce à l’amélioration des données et des informations sur l’état des actifs du village, le comité est mieux équipé pour fournir des conseils stratégiques au conseil.
   
• Approche standard qui favorise l’apprentissage entre pairs et le réseautage – Warfield et cinq municipalités voisines utilisent le même logiciel en source libre et sont soutenus par les mêmes experts-conseils. Leurs informations et leurs registres sur les actifs sont fondés sur une structure, des codes et un langage normalisés qui leur permettent de comparer les défis de chacun et d’établir des liens. Les municipalités se rencontrent régulièrement pour discuter des défis liés aux infrastructures clés, comme le traitement des eaux ou des égouts. Elles ont également participé ensemble à une formation sur la gestion des actifs offerte par le Selkirk College en collaboration avec LandInfo Technologies.
   
• Accès au financement des infrastructures – Le projet procure un autre avantage : Warfield est maintenant en mesure de démontrer les progrès qu’il réalisés relative à la gestion de ses actifs, ce qui constitue une exigence pour accéder aux programmes de financement des projets d’infrastructure des gouvernements fédéral et provincial. Ce point est essentiel pour Warfield, puisque le village prévoit procéder à des investissements majeurs dans de nouvelles infrastructures afin de résoudre un problème d’approvisionnement en eau. D’ici 2026, le village devra s’approvisionner en eau brute à partir du fleuve Columbia, ce qui nécessitera la construction d’une nouvelle station de pompage. L’eau brute avait toujours été fournie par l’intermédiaire de Teck Resources, mais l’entente arrive à échéance.

« Tout ce qui concerne le coût des infrastructures souterraines constitue une grande leçon pour moi, tout comme les efforts nécessaires au suivi et à la gestion de nos actifs. Lorsqu’un problème majeur survient, je vais sur place pour prendre des photos. Ensuite, nous investiguons afin de déterminer si nous avions choisi le bon type de matériau et l’emplacement adéquat pour l’actif. Tout le monde veut l’eau courante et souhaite que son ménage fonctionne rondement, mais beaucoup d’éléments importants sont requis pour y arriver. »

– Jody-Lynn Cox, chef des finances/dirigeante, village de Warfield

Leçons tirées

Le soutien technique externe peut être un moyen abordable de tirer parti des connaissances des employés sans alourdir leur charge de travail outre mesure. Le village a été ravi de trouver une solution rentable pour établir un registre des actifs numérique et moderne qui améliorera l’efficacité opérationnelle et favorisera une prise de décision stratégique. L’approche reposait sur les vastes connaissances des employés des travaux publics et permettait également un accès à un soutien technique qui n’était pas disponible à l’interne. Sans un soutien technique externe, la tâche consistant à consigner et à numériser les données aurait très bien pu être abandonnée.

Le partage des connaissances et la collaboration apportent une valeur ajoutée. Le village a également reconnu les avantages de la collaboration avec d’autres collectivités de taille semblable en matière de gestion des actifs et a discuté de la possibilité de créer un projet de gestion des actifs collaboratif avec les collectivités voisines afin de générer des économies d’échelle.

La gestion des actifs est un processus d’amélioration continue qui demande du temps et de l’engagement. Ce projet constitue la première étape importante du processus de numérisation du registre des actifs du village. Warfield reconnaît que d’autres travaux seront nécessaires pour déterminer l’état de ses actifs, ainsi que les risques auxquels ceux-ci sont exposés, avant que le village puisse commencer à déterminer l’ordre dans lequel ses activités et ses projets seront réalisés.

Prochaines étapes

Warfield a progressé en matière de gestion des actifs au point de détenir des informations générales sur l’état de ses infrastructures, notamment les coûts de remplacement prévus de ses actifs. Les coûts de remplacement prévus dépassent les fonds en réserve dont dispose Warfield à l’heure actuelle, ce qui est souvent le cas pour les collectivités locales. Actuellement, c’est le service d’approvisionnement en eau qui requiert la plus grande attention. La prochaine étape la plus importante visera à déterminer les actifs essentiels du village afin d’être en mesure d’établir les priorités et d’élaborer des budgets en conséquence.

Après la réalisation du projet financé par le PGAM, LandInfo Technologies a aidé Warfield à migrer ses données et ses informations en matière de gestion des actifs vers une nouvelle plateforme en source libre appelée Civitas, qui fait appel à une base de données plutôt qu’à des feuilles de calcul pour stocker les données sur les actifs. Le village a constaté que l’outil Civitas simplifiait le processus de mise à jour des données sur les actifs qui gruge beaucoup de temps lorsqu’il est effectué sur des feuilles de calcul par des techniciens SIG.

Warfield a également reçu des fonds de l’Union of BC Municipalities pour évaluer les risques liés aux principales infrastructures et a classé ses actifs dans une matrice d’évaluation des risques. La matrice tient compte des risques causés par les changements climatiques auxquels les ouvrages techniques sont exposés. Les risques pour les actifs naturels (zones humides, zones riveraines, etc.) devraient être étudiés plus tard. La matrice des risques est utilisée par le comité consultatif des infrastructures de Warfield pour établir les priorités. Pour Warfield, la prochaine étape consistera à élaborer un plan financier à long terme en vue du remplacement des actifs.

Personne-ressource

Jody-Lynn Cox, chef des finances/dirigeante, village de Warfield
Numéro de téléphone : 250 368-8202

Ressources pertinentes

• Le village de Warfield a utilisé AIMsoir, un outil de gestion des actifs gratuit et en source libres produit par Atlantic Infrastructure Management (AIM) Network. L’outil sert à générer un rapport préliminaire sur l’état des infrastructures qui résume l’état des actifs détenus par le village ainsi que leur coût de remplacement. L’outil AIMsoir fait maintenant partie intégrante de l’outil de planification des infrastructures AIM Capital Planning Tool, qui aide les municipalités à élaborer un programme de gestion des infrastructures. Pour en apprendre davantage sur cet outil de planification des immobilisations, visitez le aimnetwork.ca et envoyez un courriel à l’adresse info@aimnetwork.ca pour obtenir la plus récente version.