Le comté de Flagstaff adopte une approche équilibrée en matière de niveaux de service

Le contexte

La municipalité rurale du comté de Flagstaff dans le centre-est de l’Alberta compte environ 3 600 habitants répartis dans quelques petites villes et villages, ainsi que deux hameaux construits en 2016. Grâce à une subvention du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM), le comté fait évoluer son parcours de gestion des actifs en effectuant ce qui suit :

• Élaboration d’une politique de gestion des actifs (disponible en anglais seulement) et d’une feuille de route (disponible en anglais seulement) pour déterminer les prochaines étapes
• Réalisation d’une évaluation des risques stratégique
• Détermination des niveaux de service et réalisation d’évaluations de l’état des routes, de l’eau et des installations sanitaires

De 2017 à 2024, le PGAM a octroyé 148 subventions en gestion des actifs pour des projets municipaux en Alberta et fourni de la formation et des renseignements par l’intermédiaire de partenaires financés par le PGAM à plus de 215 municipalités dans la province. 

Les points saillants

• Le regroupement des renseignements sur les niveaux de service actuels en un seul endroit constituait un bon point de départ pour cette municipalité rurale.
• La détermination et la résolution des lacunes dans les données du système d’information géographique (SIG) ont facilité l’établissement des niveaux de service. 
• La réalisation d’une évaluation des risques stratégique a permis de déterminer les problèmes qui avaient une incidence sur la prestation des services et la prise de décisions.
• En tissant des liens avec un autre comté, comté de Flagstaff a pu commencer à utiliser une application d’évaluation de l’état des routes de gravier.

Le défi

Le comté de Flagstaff a adopté une approche méthodique d’établissement des niveaux de service en commençant par ses trois principales catégories d’actifs : les routes, l’eau et les services sanitaires. Les routes, tout particulièrement, sont essentielles dans cette municipalité rurale, où il n’y a pas d’autobus ni de taxis, et où l’on dépend des voies artérielles pour assurer les services essentiels, comme le transport du grain dans les silos. Pour planifier l’avenir efficacement, le comté de Flagstaff savait qu’il devait commencer par acquérir une compréhension globale de ses actifs existants, de l’état actuel de ces derniers et des mesures à prendre pour les entretenir. 

« Nous adoptons une approche plus systématique de la prestation de services à l’échelle de la municipalité. L’évaluation de nos niveaux de service permet de lier les coûts du programme et les activités opérationnelles au rendement. Cela permet au conseil d’évaluer plus facilement les compromis entre les services et les coûts lors de la prise de décision. »
~ Debra Brodie, directrice, Services intégrés, comté de Flagstaff
 

L’approche 

Ressources et formations

Les membres du personnel ont notamment fait appel au guide et à la trousse d’outils sur la gestion des actifs (disponible en anglais seulement) de l’Alberta, à des ressources en personne et à des formations en ligne de la Government Finance Officers Association de l’Alberta (disponible en anglais seulement) ainsi qu’à des études de cas du PGAM en vue de découvrir ce que faisaient les collectivités à la taille et aux ressources semblables. Ils ont également tenu un atelier pour déterminer les besoins futurs et effectué une autoévaluation au moyen de l’échelle de préparation pour la gestion des actifs du PGAM. 

Adhésion des membres du personnel et du conseil

Un expert-conseil a contribué à la planification et à la mise en place d’un comité interne de gestion des actifs pour faciliter la coordination du travail. Le conseil s’est montré très enthousiaste, particulièrement après avoir appris que le comté de Flagstaff se situait avant le niveau 1 sur l’échelle de préparation pour la gestion des actifs. Comme la province avait légiféré sur une approche de gestion des actifs, il fallait agir. Le fait de disposer de données fiables sur les actifs municipaux permettrait d’améliorer la planification et la prise de décisions. 

Les membres du personnel des différents services ont été mobilisés dès le départ et ont notamment discuté à plusieurs reprises de leurs préoccupations concernant l’incidence que pourrait avoir la gestion des actifs sur leurs responsabilités. Ainsi, tout le monde a pu comprendre l’objectif de ces efforts et obtenir une vue d’ensemble du projet.

Évaluation des risques

Les membres du personnel ont entrepris une évaluation des risques stratégique afin de déterminer les questions ayant une incidence sur la capacité du comté à fournir des services et à prendre des décisions. Dans le cadre de ce processus, ils ont établi la liste des priorités et des stratégies d’atténuation des risques à utiliser pour évaluer les progrès du comté relativement à l’intégration des niveaux de service et de l’évaluation des risques dans la prise de décisions et le processus budgétaire annuel.

Niveaux de service actuels et cibles 

Pour établir les niveaux de service actuels, le comté a dressé l’inventaire des politiques, des normes et des programmes d’entretien pour chaque secteur de service, puis regroupé l’ensemble de l’information relative aux niveaux de service dans un format concis. Les parties prenantes ont ensuite évalué le rendement en fonction des connaissances du personnel, des commentaires du conseil et des données tirées du système de gestion des plaintes du comté. Le personnel a proposé des objectifs de rendement fondés sur la réglementation, les codes de pratiques, les normes et les lignes directrices provinciaux et fédéraux, qui ont ensuite été confirmés par le conseil. Par exemple, la politique sur les catégories de routes et les niveaux de service (disponible en anglais seulement) classe le système du réseau routier selon des catégories de routes (p. ex. voies artérielles, routes collectrices, routes locales, routes non développées) en fonction de critères précis, de spécifications relatives aux routes et du niveau de service pour veiller à ce que les routes soient conçues, exploitées et entretenues selon les besoins du service, le type d’utilisation et la fréquence d’utilisation.

Bien que le comté n’ait pas mené de nouvelle enquête publique pour ses efforts liés aux niveaux de service, on a demandé aux membres du personnel et du conseil de donner leurs commentaires pour aider à cerner les caractéristiques de chaque service qui comptent pour les résidents. L’information tirée des enquêtes publiques précédentes a aussi été utilisée. 
 

Les obstacles

Le comté de Flagstaff a rapidement réalisé que les données de son SIG comportaient des erreurs attribuables à la méthode de saisie et de stockage des données. Par exemple, le système comportait plusieurs ensembles de données pour l’eau découlant de l’intégration des hameaux dans le comté. Ce problème a eu une incidence sur la précision du travail relatif aux niveaux de service. 

Le temps et la capacité ont également été des obstacles supplémentaires. Il a fallu du temps pour renforcer la compréhension du personnel et élaborer la politique ainsi que pour définir les niveaux de service et effectuer l’évaluation des risques, particulièrement compte tenu des priorités concurrentes. La COVID-19 a également eu une incidence, car les membres du personnel ne pouvaient pas se réunir en personne, et ceux qui étaient en télétravail avaient souvent des problèmes de réseau. 

Certaines politiques du comté de Flagstaff faisaient allusion aux niveaux de service souhaités, mais on devait déterminer si les politiques et pratiques étaient harmonisées, puis faire des ajustements, au besoin.

Les résultats

La formation, les commentaires de l’expert-conseil, les discussions continues et le fait de voir des résultats se concrétiser ont permis aux membres du personnel et du conseil de mieux comprendre comment la gestion des actifs pouvait améliorer la qualité des services municipaux. Le conseil a approuvé la politique de gestion des actifs et alloué un budget à la mise en œuvre d’une feuille de route. Le comté a également progressé dans l’échelle de préparation pour la gestion des actifs, plus précisément sur le plan des compétences Politique et gouvernance et Planification et prise de décision.

Fort de ses politiques, de l’inventaire de ses programmes d’entretien et d’un processus visant à combler les lacunes et à traiter l’information manquante, le comté de Flagstaff a révisé ses politiques pour atteindre les niveaux de service souhaités, créant ainsi de bonnes assises pour améliorer ses pratiques de gestion des données et mettre à jour sa base de données. Il est maintenant mieux positionné pour surveiller ses niveaux de service et intégrer de l’information, notamment les données sur les risques et le rendement, dans la planification de l’entretien et des immobilisations. Il s’affaire également à créer un schéma de processus en vue d’intégrer les données relatives aux risques et aux niveaux de service dans les cycles budgétaires opérationnels et d’immobilisations et a élaboré un tableau des risques relatifs aux actifs qui contient de l’information sur la construction, la réparation et le remplacement des actifs.

Le comté a collaboré avec le comté voisin de St. Paul pour partager ses expériences et ses solutions et a commencé à utiliser l’outil d’évaluation que l’équipe St. Paul a élaboré pour évaluer l’état des routes de gravier de manière systématique et abordable. 

Le comté de Flagstaff envisage également des moyens de renforcer sa résilience aux changements climatiques, puisque la sécheresse constitue une préoccupation majeure pour lui. La commission locale des services agricoles dispose d’un plan de conservation adéquat, et le comté cherche à déterminer comment gérer les bassins versants. Il fait également partie d’un programme de brise-vent pour les arbres, dont le comté et les clients assument chacun la moitié des coûts. 

Le fait de disposer de politiques actualisées, de niveaux de service définis et de données sur le rendement fiables a permis aux membres du personnel de constater qu’ils font ce qu’il faut plutôt que ce qui est demandé en matière de gestion des actifs. Le processus a été long, voire parfois lent, et comportait beaucoup d’éléments mobiles, mais le comté de Flagstaff s’attend à ce que les étapes subséquentes se déroulent plus rapidement maintenant que tout le monde connaît le pourquoi et le comment. On s’attend également à ce que l’embauche récente d’un coordonnateur de la gestion des actifs et du SIG maintienne les intérêts liés à la gestion des actifs à l’avant-plan. 

Les leçons apprises 

• Ne pas abandonner. Le processus semblait parfois fastidieux, mais avec le soutien du conseil et un bon plan, le comté de Flagstaff a atteint ses objectifs. Les membres du personnel et du conseil ont amélioré leurs connaissances des intérêts liés à la gestion des actifs, et leur volonté d’y consacrer du temps s’est également accrue. 
• Réseau. Le comté de Flagstaff estime que sa collaboration avec le comté de St. Paul était une source précieuse d’information et de soutien. 
• Produire des données fiables. Le fait de disposer de renseignements à jour sur les services qu’il fournit, sur les actifs dont il dispose et sur l’état de ces derniers a permis au comté de Flagstaff d’établir des niveaux de service précis et exhaustifs et d’effectuer des évaluations des risques et de l’état plus facilement.

Les prochaines étapes

Le comté suivra son cycle d’examen annuel relativement aux niveaux de service et aux évaluations des risques liés aux routes, à l’eau, aux services sanitaires et à d’autres catégories d’actifs à mesure qu’elles sont ajoutées. Il a mis sur pied un examen annuel pour veiller à ce que le travail ne soit pas effectué qu’une fois, pour ensuite tomber aux oubliettes. 

Ressources connexes

CP012 Gestion des actifs (disponible en anglais seulement)
PW016 Politique sur les catégories de routes et les niveaux de service (disponible en anglais seulement)

Personne-ressource 

Debra Brodie, directrice, Services intégrés
Comté de Flagstaff, Alberta
780 384-4109 | dbrodie@flagstaff.ab.ca