Ceci est le deuxième, d'une série de trois articles, intitulée Conseils pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées.
 
Les articles de la série traitent des trois phases principales d'un projet et s'appuient sur des leçons tirées d'une douzaine d'études et de projets réussis d'amélioration du traitement des eaux usées financés par le Fonds municipal vert (FMV) de la FCM.

Le premier article de la série, dresse un portait des pratiques exemplaires pour établir l'envergure du projet et ainsi que les stratégies pour obtenir l'engagement des parties prenantes. Dans le présent article, nous examinerons la deuxième phase, soit la planification et la conception du projet, et présenterons trois façons d'évaluer différentes démarches et de choisir celle qui conviendra à votre projet de traitement des eaux usées. 

Planification et conception du projet

L'étape de la planification est importante et doit être réalisée adéquatement. L'examen de projets de traitement des eaux usées financés par le FMV a démontré que le fait de ne pas investir suffisamment dans la planification et l'analyse était courant et constituait un défi important.
 
Les investisseurs, les organismes de réglementation et les parties prenantes pressent souvent les municipalités de faire avancer rapidement leur projet de traitement des eaux usées, surtout lorsque la qualité des effluents n'est pas conforme aux exigences. Les décisions liées à la conception de ces projets ne tiennent donc pas toujours compte de l'ensemble des solutions disponibles et des coûts du cycle de vie associés, ce qui entraîne parfois des retards et des dépassements de coûts pendant les phases de construction et d'exploitation. 

Les municipalités ayant réussi leurs projets considèrent qu'une démarche intégrée de planification, de gestion et de prise de décisions est nécessaire à la réalisation de projets novateurs et durables.

Conseil 1 - Utilisez des équipes et des processus intégrés 

Constituez une équipe de projet intégrée comportant des représentants de chacun des services concernés de votre municipalité et mobilisez ses membres pendant tout le processus de conception. 

La participation d'employés de différents services (approvisionnement, environnement, etc.) fournira au projet un éventail de nouvelles perspectives et vous aidera à anticiper les problèmes potentiels. La composition de l'équipe pourra dépendre de la taille et de la structure de votre municipalité. L'usine de traitement des eaux usées d'une très petite municipalité, par exemple, pourrait n'avoir qu'un seul employé, alors que celle d'une grande ville pourrait comporter plusieurs couches organisationnelles. 

De plus, les municipalités ayant obtenu du succès reconnaissent l'importance de la participation du personnel d'exploitation à chaque étape du projet, de la conception préliminaire à la mise en service. Cette démarche basée sur le concept d'intégration renforce la compréhension et le sentiment d'appartenance de tous les membres de l'équipe, et entraîne de meilleures décisions et une conception plus éclairée. 

• Consultez régulièrement les membres du personnel d'exploitation directement, non seulement au processus préliminaire, mais aussi tout au long de la phase de conception  détaillée. Leurs commentaires aideront à définir le projet, à déterminer des mesures de réduction des coûts et à accroître le sentiment d'appartenance au cours des phases subséquentes du projet et de l'exploitation de l'usine.
• Utilisez un processus de conception intégrée (PCI) et rassemblez des participants de différents services et niveaux internes (administration, approvisionnement, exploitation, etc.) ainsi que des participants externes clés (organismes de réglementation, architectes, ingénieurs, entrepreneurs, utilisateurs, chercheurs, experts-conseils). Le recours à des équipes intégrées et à des PCI tend à produire de meilleurs plans et démarches, et à réduire le risque de retards non prévus pendant la réalisation du projet.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités 

Consultez les études de cas de Brockville (Ont.) et de Picton (Ont.) pour des exemples d'équipes intégrées ayant réussi leur projet. Consultez aussi les présentations sur la planification et la conception du projet tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 2 – Maximisez le rendement à long terme de l'investissement 

À la fois propriétaires et exploitants des systèmes de traitement des eaux usées, les municipalités doivent assumer les coûts de construction et d'exploitation de ces infrastructures. Elles doivent donc s'assurer de voir au-delà des coûts d'immobilisation initiaux afin de choisir les technologies et les systèmes qui procureront le meilleur rendement à long terme du capital investi. Des décisions judicieuses en matière de construction et d'exploitation sont essentielles pour réaliser des économies de coûts à long terme et obtenir un rendement optimal. 

Les expériences de nos partenaires nous amènent à vous proposer deux approches : 

• L'analyse des coûts du cycle de vie. Elle comporte un éventail de techniques pour évaluer les impacts environnementaux potentiels d'un équipement ou d'un projet ainsi que les coûts d'acquisition, d'utilisation, d'exploitation, de maintenance et d'élimination qui lui sont associés. Cette approche aide les décideurs à comparer diverses options en termes de coûts totaux et à choisir celle(s) générant le meilleur rendement à long terme du capital investi au lieu de préférer automatiquement l'option la moins coûteuse initialement.
• L'analyse de la valeur. Elle consiste en une approche structurée pour analyser des projets, des produits et des services afin que la municipalité puisse en tirer un maximum de valeur. Ce processus vise principalement à établir un équilibre optimal entre le rôle, le rendement, la qualité, la sécurité et le coût. Même si l'analyse de la valeur est surtout avantageuse à l'étape de la conception, elle a également servi à la plupart des projets que nous avons examinés pendant le processus d'approvisionnement à des fins d'économies de coûts. 

Utilisez très tôt dans votre démarche l'analyse des coûts du cycle de vie ou l'analyse de la valeur afin de déterminer et de présélectionner la technologie offrant la meilleure valeur à votre municipalité. Plus tard, servez-vous des résultats de l'analyse des coûts du cycle de vie et d'une autre analyse coûts-avantages afin d'orienter le processus d'appel d'offres. 

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités 

Consultez les études de cas d'Amherstburg (Ont.) et d'Argyle (N.-É.) pour voir comment ces approches ont été utilisées avec succès. Consultez aussi les présentations sur la planification et la conception du projet tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 3 – Intégrez des réserves pour les imprévus dans le budget et le calendrier du projet

Une planification des imprévus permet de gérer les retards et les dépassements de coûts causés par des problèmes liés à des entrepreneurs, des fournisseurs et des conditions climatiques extrêmes. Le fait de travailler avec des spécialistes des coûts pour élaborer des plans de gestion des risques vous aidera à concevoir des budgets et des calendriers plus réalistes. 

Au minimum, les municipalités doivent se préparer à consacrer 25 pour 100 de leur budget pour financer des imprévus. En mettant sur pied un fonds prévisionnel, votre municipalité pourra accéder aux sommes nécessaires sans avoir à recourir à d'autres formes de financement en cas de coûts additionnels. 

• Intégrez des réserves pour les imprévus dans votre budget et votre calendrier  afin de faire face à des augmentations de coûts, des conditions climatiques extrêmes, des retards dans les travaux d'entrepreneurs ou d'autres problèmes potentiels.
• Pour les projets d'amélioration d'une usine existante, préparez une séquence d'activités à accomplir pour éviter l'interruption du fonctionnement de l'installation.
• Établissez des exigences claires pour que le travail prévu soit terminé avant d'effectuer le paiement correspondant.
• Travaillez et communiquez avec les entrepreneurs et les partenaires financiers pour minimiser les retards et les coûts additionnels sans sacrifier l'intégrité du projet.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités 

Consultez les études de cas de Waterloo (Ont.), de Wetaskiwin (Alb.), d'Amherstburg (Ont.) et de St. Andrews (N.-B.), qui démontrent à quel point des processus de planification et d'estimation rigoureux ont permis à ces projets d'éviter des retards et des coûts additionnels. Consultez aussi les présentations sur la planification et la conception du projet tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Liste de vérification pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées

Consultez notre liste de vérification pour vous assurer de prendre en compte tous les points importants à chaque phase de votre projet.

Ceci est le dernier d'une série de trois articles intitulée Conseils pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées.

Les articles de la série traitent des trois phases principales d'un projet d'amélioration du traitement des eaux usées et s'appuient sur les leçons tirées d'une douzaine d'études et de projets réussis financés par le Fonds municipal vert (FMV) de la FCM.

Le premier article de la série portait sur les pratiques exemplaires pour établir l'envergure du projet et amener les parties prenantes à y participer. Le deuxième article examinait de quelle manière des municipalités ayant réussi leurs projets ont réalisé les étapes de planification et de conception.

Dans ce troisième et dernier article, nous examinerons la phase d'approvisionnement, de construction et de mise en service du projet, et nous présenterons quatre pratiques exemplaires qui devraient vous amener à :

• Adopter des pratiques d'approvisionnement flexibles qui mettent l'accent sur la qualité et l'expérience, des soumissions au plus bas prix ne menant pas nécessairement à des projets à moindres coûts.
• Communiquer efficacement et régulièrement afin de coordonner les activités des parties prenantes participant à la construction, au fonctionnement et à la mise en service du projet.
• Élaborer des plans de formation et de gestion des changements afin de soutenir le personnel d'exploitation et de maintenance après la mise en service.
• Concevoir des plans détaillés pour la mise à l'essai et la mise en service afin d'assurer un rendement adéquat et continu de l'usine.

Approvisionnement, construction et mise en service

Conseil 1 : Utilisez des processus d'approvisionnement flexibles

Le choix des produits, des ingénieurs-conseils et des fournisseurs de services devrait se faire selon une démarche flexible, non basée sur le principe du plus bas soumissionnaire, telle que la sélection basée sur les compétences (SBC).

La SBC est un processus concurrentiel visant à sélectionner une société d'experts-conseils en fonction de ses compétences techniques, de son expérience de projets similaires, de ses connaissances de l'environnement local et de sa disponibilité. Une fois la sélection faite, la municipalité négocie ensuite avec le soumissionnaire retenu le budget et le calendrier du projet ainsi que les frais de consultation. La sélection d'une société d'experts-conseils basée sur les compétences n'exclut pas de tenir compte du prix. Cette préoccupation cesse simplement d'être pertinente pendant l'étape d'évaluation des sociétés d'experts-conseils, mais elle le redevient une fois que l'étendue des services a été déterminée. 

Nos études de cas ont relevé trois démarches fructueuses concernant l'approvisionnement par SBC : 

Présélection des fournisseurs de services et de l'équipement basée sur la qualité Gagnez du temps en utilisant un processus de présélection pour établir la qualité minimale requise des soumissions d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs d'équipement. Il faut noter que certaines municipalités sont dotées de règlements en matière d'approvisionnement qui doivent être respectés.

• Utilisez un processus de sélection basé sur la qualité pour assurer que seuls des entrepreneurs possédant une expérience pertinente puissent se qualifier.
• Effectuez une présélection d'équipement afin que votre municipalité puisse utiliser l'analyse des coûts du cycle de vie pour comparer les produits de différents fournisseurs.
• Faites part de l'étendue du travail et fournissez les croquis, les spécifications et les demandes de propositions aux fournisseurs afin qu'ils puissent soumettre un formulaire de manifestation d'intérêt et de présélection.

Prestation de services non conventionnelle
Une démarche d'approvisionnement conventionnelle fait généralement appel à une firme pour la conception d'un système de traitement des eaux et à une autre pour sa construction. Dans certains cas, une troisième firme peut même être embauchée pour exploiter l'installation. Optez pour une démarche non conventionnelle en recherchant un seul soumissionnaire qui se chargera de concevoir et construire (CC) ou encore de concevoir, construire et exploiter (CCE) l'installation.  

Optimisation de la conception et des coûts du projet
Discutez avec les soumissionnaires retenus pour voir s'il est possible de procéder à des modifications de la conception proposée ou de l'appel d'offres afin de réduire les coûts du projet sans toutefois compromettre son rendement. 

• Offrez aux soumissionnaires la possibilité d'exploiter l'installation afin que leurs revenus futurs compensent leurs coûts d'immobilisation initiaux ou de financer le projet en vue d'obtenir un rendement du capital investi. Le constructeur-exploitant sera alors davantage en mesure de choisir les méthodes de construction appropriées en tenant compte des coûts d'exploitation.
• Collaborez avec l'équipe de conception/construction pour déterminer les aspects du projet qui peuvent être éliminés ou modifiés sans compromettre ses objectifs.
• Envisagez d'apporter des modifications au calendrier du projet pour réduire les coûts.

Globalement, il est important d'évaluer les options d'approvisionnement et de sélectionner ensuite celles qui correspondent le mieux à votre projet et à votre organisation. Le fait de sélectionner la bonne méthode vous aidera également à convaincre les décideurs du bien-fondé d'une sélection en fonction de la qualité et non seulement du plus bas soumissionnaire.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez nos études de cas pour voir comment Kapuskasing (Ont.) a utilisé un processus de sélection de fournisseurs basé sur la qualité, Picton (Ont.) a mis en œuvre un contrat de conception-construction, et St. Andrews (N.-B.) a modifié le calendrier de son projet pour réduire ses coûts. Vous pouvez également consulter les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 2 : Misez sur des communications et une gestion de projet efficaces

Des communications efficaces et une gestion de projet rigoureuse sont des facteurs clés de la réussite de votre projet. Il est important de maintenir la communication et une coordination active avec toutes les parties prenantes du projet pendant sa conception, sa construction et son exploitation, notamment avec les entrepreneurs, les experts-conseils, les exploitants, les services municipaux et les décideurs.

Les outils et les méthodes de communication recommandés incluent :

• Des communications et des engagements publics, continus et transparents au moyen du site web de la municipalité, de communiqués de presse, d'événements médiatiques, de journées portes ouvertes, d'infolettres, d'événements communautaires et des médias sociaux.
• Des réunions de gestion de projet intégrées et fréquentes rassemblant toutes les parties prenantes, qu'elles soient internes et externes, participant à la conception, à la construction et à l'exploitation afin de coordonner les activités, de déterminer les problèmes potentiels de manière proactive et de s'y attaquer, et de communiquer les mises à jour du projet.
• Des rapports réguliers au conseil, aux investisseurs et aux organismes de réglementation concernant l'état du projet. Certaines municipalités retiennent les services d'une société de gestion de projet pour superviser ce processus, lequel permet à plusieurs intervenants de partager leur expertise.
• L'utilisation de gestionnaires de projet expérimentés provenant de la municipalité elle-même ou d'une société externe de gestion de projet.
• Désigner un champion de projet qui travaillera avec l'équipe de conception et lui accorder le pouvoir de prendre des décisions quotidiennes et de déléguer son autorité aux gestionnaires supérieurs pour l'attribution de contrats respectant les budgets préapprouvés.  

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez nos études de cas portant sur les démarches fructueuses, mais différentes, de deux municipalités : Cranbrook (C.-B.) a chargé un champion de projet de diriger une équipe d'employés municipaux alors que Brockville (Ont.) a retenu les services d'une société de gestion de projet. Consultez aussi les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 3 : Élaborez un plan complet de formation et de gestion des changements

Le succès de votre usine ultramoderne de traitement des eaux usées, livrée à temps et sans dépassement de coûts, dépendra de la présence de personnel qualifié pouvant assurer son fonctionnement et son entretien.

Préparez les membres du personnel à la gestion du nouveau système en élaborant du matériel de formation et des directives claires. Commencez la formation des exploitants de l'usine dès la phase de construction afin qu'ils se familiarisent avec tous les changements et les nouvelles exigences. Tout au long de ce processus, il est important de créer un sentiment d'appartenance au sein du personnel d'exploitation et de justifier l'adoption de toute nouvelle procédure. 

• Élaborez des bases de données, des manuels et des dessins d'ouvrage détaillés.
• Faites participer le personnel chargé des opérations  aux processus de conception, de construction et de mise en service.
• Établissez des programmes de formation et des plans de gestion des changements.
• Si possible, rendez les manuels d'exploitation disponibles électroniquement pour leur utilisation sur tablettes électroniques. Cela permettra aux employés d'avoir accès aux détails techniques pendant leurs déplacements dans l'usine sans avoir à traîner d'encombrants manuels.
• Mettez à jour aussitôt que possible les informations fournies par les manufacturiers concernant le fonctionnement des produits et de l'équipement.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez l'étude de cas d'Amherstburg (Ont.) pour constater à quel point le personnel chargé des opérations  a profité de l'utilisation de tablettes électroniques pour accéder facilement et au moment voulu à l'information des manuels. Consultez aussi les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 4 : Élaborez des plans détaillés d'essais et de mise en service

Mettez l'accent sur la planification consacrée aux essais et à la mise en service dès le début du projet pour minimiser les arrêts du système et assurer la performance de l'installation. Cet aspect est particulièrement important lorsqu'il s'agit de l'agrandissement d'une installation existante qui doit continuer de fonctionner pendant la phase de mises à l'essai.

• Procédez à des examens de constructibilité pour établir la séquence appropriée des opérations qui permettra de maintenir l'exploitation de l'installation pendant son agrandissement.
• Élaborez des plans de travail détaillés, complets et tenant compte d'imprévus lorsqu'il s'agit de mettre en service ou hors service des unités importantes de production.
• Prévoyez au besoin des infrastructures ou des dispositifs de commande temporaires pour assurer l'exploitation continue de l'installation durant la phase de construction.
• Assurez-vous concrètement du fonctionnement de toute pièce d'équipement existante, p. ex., des valves et des vannes servant à des raccordements et à la mise en service. De l'équipement inutilisé depuis un certain temps pourrait ne pas fonctionner correctement au moment voulu.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez les études de cas de Barrie (Ont.) et de Waterloo (Ont.) pour comprendre comment le fait de procéder à la mise à l'essai de l'équipement et d'élaborer des plans de travail détaillés leur a permis d'assurer le bon fonctionnement de leurs installations. Consultez aussi les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Liste de vérification pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées

Consultez notre liste de vérification pour vous assurer de prendre en compte tous les éléments importants à chaque phase de votre projet.

Les villes et les collectivités canadiennes ont toutes des sites contaminés. Il s'agit d'anciens sites industriels ou commerciaux vacants ou sous-utilisés qui se prêtent à un réaménagement.

Inscrivez-vous à notre webinaire pour savoir comment votre collectivité peut mettre sur pied des programmes et des projets de réaménagement de ces sites allant de la mobilisation des intervenants et de l'établissement d'une stratégie visant ces sites, à la mise en œuvre de solutions et au suivi de vos réussites.

Au cours de ce webinaire, vous découvrirez :

• Des pratiques exemplaires en matière de réaménagement de sites contaminés
• Les grandes étapes des initiatives de réhabilitation des sites contaminés
• Les ressources et les offres de financement de la FCM pour la revitalisation des sites contaminés 

Qui devrait regarder à ce webinaire?

Ce webinaire s'adresse aux employés municipaux du secteur des sites contaminés et au personnel des services de planification urbaine et économique. Il peut également être utile aux élus qui souhaitent en apprendre davantage sur le réaménagement des sites contaminés.

Conférenciers

• Alex Cool-Fergus, coordonnatrice de projet, Services de partage des connaissances, Fonds municipal vert de la FCM
• Benjamin Koczwarski, conseiller, Rayonnement des programmes, Fonds municipal vert de la FCM

Webinaire

Lire la transcription. (Disponible dans la langue d’origine)

Cette liste de vérification est conçue pour vous aider à mettre en place les meilleures pratiques en vigueur. Ce sont des conseils pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées.

La présente liste de vérification souligne les points importants à considérer à chacune des trois phases d'un projet réussi.

1. Phase 1 - Établissement de l'envergure du projet et participation des parties prenantes
2. Phase 2 - Planification et conception du projet
3. Phase 3 - Approvisionnement, construction et mise en service

Utilisez la liste de vérification pour vous assurer de prendre en compte tous les éléments importants à chaque phase du projet.

Phase 1 - Établissement de l'envergure du projet et participation des parties prenantes

La manière d'élaborer un projet et les personnes participant à son élaboration détermineront la suite du projet de traitement des eaux usées. 

Phase 2 - Planification et conception du projet

Une démarche intégrée de planification, de gestion et de prise de décisions est nécessaire à la réalisation de projets novateurs et durables.

Phase 3 - Approvisionnement, construction et mise en service

La construction de votre installation de traitement des eaux usées requiert une combinaison de planification soignée, de coordination et de souplesse.