Guide : Leçons tirées de la planification et de la conception d’un projet d’amélioration d’une usine de traitement des eaux usées

Ceci est le deuxième, d'une série de trois articles, intitulée Conseils pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées.
 
Les articles de la série traitent des trois phases principales d'un projet et s'appuient sur des leçons tirées d'une douzaine d'études et de projets réussis d'amélioration du traitement des eaux usées financés par le Fonds municipal vert (FMV) de la FCM.

Le premier article de la série, dresse un portait des pratiques exemplaires pour établir l'envergure du projet et ainsi que les stratégies pour obtenir l'engagement des parties prenantes. Dans le présent article, nous examinerons la deuxième phase, soit la planification et la conception du projet, et présenterons trois façons d'évaluer différentes démarches et de choisir celle qui conviendra à votre projet de traitement des eaux usées. 

Planification et conception du projet

L'étape de la planification est importante et doit être réalisée adéquatement. L'examen de projets de traitement des eaux usées financés par le FMV a démontré que le fait de ne pas investir suffisamment dans la planification et l'analyse était courant et constituait un défi important.
 
Les investisseurs, les organismes de réglementation et les parties prenantes pressent souvent les municipalités de faire avancer rapidement leur projet de traitement des eaux usées, surtout lorsque la qualité des effluents n'est pas conforme aux exigences. Les décisions liées à la conception de ces projets ne tiennent donc pas toujours compte de l'ensemble des solutions disponibles et des coûts du cycle de vie associés, ce qui entraîne parfois des retards et des dépassements de coûts pendant les phases de construction et d'exploitation. 

Les municipalités ayant réussi leurs projets considèrent qu'une démarche intégrée de planification, de gestion et de prise de décisions est nécessaire à la réalisation de projets novateurs et durables.

Conseil 1 - Utilisez des équipes et des processus intégrés 

Constituez une équipe de projet intégrée comportant des représentants de chacun des services concernés de votre municipalité et mobilisez ses membres pendant tout le processus de conception. 

La participation d'employés de différents services (approvisionnement, environnement, etc.) fournira au projet un éventail de nouvelles perspectives et vous aidera à anticiper les problèmes potentiels. La composition de l'équipe pourra dépendre de la taille et de la structure de votre municipalité. L'usine de traitement des eaux usées d'une très petite municipalité, par exemple, pourrait n'avoir qu'un seul employé, alors que celle d'une grande ville pourrait comporter plusieurs couches organisationnelles. 

De plus, les municipalités ayant obtenu du succès reconnaissent l'importance de la participation du personnel d'exploitation à chaque étape du projet, de la conception préliminaire à la mise en service. Cette démarche basée sur le concept d'intégration renforce la compréhension et le sentiment d'appartenance de tous les membres de l'équipe, et entraîne de meilleures décisions et une conception plus éclairée. 

• Consultez régulièrement les membres du personnel d'exploitation directement, non seulement au processus préliminaire, mais aussi tout au long de la phase de conception  détaillée. Leurs commentaires aideront à définir le projet, à déterminer des mesures de réduction des coûts et à accroître le sentiment d'appartenance au cours des phases subséquentes du projet et de l'exploitation de l'usine.
• Utilisez un processus de conception intégrée (PCI) et rassemblez des participants de différents services et niveaux internes (administration, approvisionnement, exploitation, etc.) ainsi que des participants externes clés (organismes de réglementation, architectes, ingénieurs, entrepreneurs, utilisateurs, chercheurs, experts-conseils). Le recours à des équipes intégrées et à des PCI tend à produire de meilleurs plans et démarches, et à réduire le risque de retards non prévus pendant la réalisation du projet.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités 

Consultez les études de cas de Brockville (Ont.) et de Picton (Ont.) pour des exemples d'équipes intégrées ayant réussi leur projet. Consultez aussi les présentations sur la planification et la conception du projet tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 2 – Maximisez le rendement à long terme de l'investissement 

À la fois propriétaires et exploitants des systèmes de traitement des eaux usées, les municipalités doivent assumer les coûts de construction et d'exploitation de ces infrastructures. Elles doivent donc s'assurer de voir au-delà des coûts d'immobilisation initiaux afin de choisir les technologies et les systèmes qui procureront le meilleur rendement à long terme du capital investi. Des décisions judicieuses en matière de construction et d'exploitation sont essentielles pour réaliser des économies de coûts à long terme et obtenir un rendement optimal. 

Les expériences de nos partenaires nous amènent à vous proposer deux approches : 

• L'analyse des coûts du cycle de vie. Elle comporte un éventail de techniques pour évaluer les impacts environnementaux potentiels d'un équipement ou d'un projet ainsi que les coûts d'acquisition, d'utilisation, d'exploitation, de maintenance et d'élimination qui lui sont associés. Cette approche aide les décideurs à comparer diverses options en termes de coûts totaux et à choisir celle(s) générant le meilleur rendement à long terme du capital investi au lieu de préférer automatiquement l'option la moins coûteuse initialement.
• L'analyse de la valeur. Elle consiste en une approche structurée pour analyser des projets, des produits et des services afin que la municipalité puisse en tirer un maximum de valeur. Ce processus vise principalement à établir un équilibre optimal entre le rôle, le rendement, la qualité, la sécurité et le coût. Même si l'analyse de la valeur est surtout avantageuse à l'étape de la conception, elle a également servi à la plupart des projets que nous avons examinés pendant le processus d'approvisionnement à des fins d'économies de coûts. 

Utilisez très tôt dans votre démarche l'analyse des coûts du cycle de vie ou l'analyse de la valeur afin de déterminer et de présélectionner la technologie offrant la meilleure valeur à votre municipalité. Plus tard, servez-vous des résultats de l'analyse des coûts du cycle de vie et d'une autre analyse coûts-avantages afin d'orienter le processus d'appel d'offres. 

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités 

Consultez les études de cas d'Amherstburg (Ont.) et d'Argyle (N.-É.) pour voir comment ces approches ont été utilisées avec succès. Consultez aussi les présentations sur la planification et la conception du projet tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 3 – Intégrez des réserves pour les imprévus dans le budget et le calendrier du projet

Une planification des imprévus permet de gérer les retards et les dépassements de coûts causés par des problèmes liés à des entrepreneurs, des fournisseurs et des conditions climatiques extrêmes. Le fait de travailler avec des spécialistes des coûts pour élaborer des plans de gestion des risques vous aidera à concevoir des budgets et des calendriers plus réalistes. 

Au minimum, les municipalités doivent se préparer à consacrer 25 pour 100 de leur budget pour financer des imprévus. En mettant sur pied un fonds prévisionnel, votre municipalité pourra accéder aux sommes nécessaires sans avoir à recourir à d'autres formes de financement en cas de coûts additionnels. 

• Intégrez des réserves pour les imprévus dans votre budget et votre calendrier  afin de faire face à des augmentations de coûts, des conditions climatiques extrêmes, des retards dans les travaux d'entrepreneurs ou d'autres problèmes potentiels.
• Pour les projets d'amélioration d'une usine existante, préparez une séquence d'activités à accomplir pour éviter l'interruption du fonctionnement de l'installation.
• Établissez des exigences claires pour que le travail prévu soit terminé avant d'effectuer le paiement correspondant.
• Travaillez et communiquez avec les entrepreneurs et les partenaires financiers pour minimiser les retards et les coûts additionnels sans sacrifier l'intégrité du projet.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités 

Consultez les études de cas de Waterloo (Ont.), de Wetaskiwin (Alb.), d'Amherstburg (Ont.) et de St. Andrews (N.-B.), qui démontrent à quel point des processus de planification et d'estimation rigoureux ont permis à ces projets d'éviter des retards et des coûts additionnels. Consultez aussi les présentations sur la planification et la conception du projet tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Liste de vérification pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées

Consultez notre liste de vérification pour vous assurer de prendre en compte tous les points importants à chaque phase de votre projet.