Guide : Conseils pour la phase de construction d’un projet d’amélioration d’une usine de traitement des eaux usées

Ceci est le dernier d'une série de trois articles intitulée Conseils pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées.

Les articles de la série traitent des trois phases principales d'un projet d'amélioration du traitement des eaux usées et s'appuient sur les leçons tirées d'une douzaine d'études et de projets réussis financés par le Fonds municipal vert (FMV) de la FCM.

Le premier article de la série portait sur les pratiques exemplaires pour établir l'envergure du projet et amener les parties prenantes à y participer. Le deuxième article examinait de quelle manière des municipalités ayant réussi leurs projets ont réalisé les étapes de planification et de conception.

Dans ce troisième et dernier article, nous examinerons la phase d'approvisionnement, de construction et de mise en service du projet, et nous présenterons quatre pratiques exemplaires qui devraient vous amener à :

• Adopter des pratiques d'approvisionnement flexibles qui mettent l'accent sur la qualité et l'expérience, des soumissions au plus bas prix ne menant pas nécessairement à des projets à moindres coûts.
• Communiquer efficacement et régulièrement afin de coordonner les activités des parties prenantes participant à la construction, au fonctionnement et à la mise en service du projet.
• Élaborer des plans de formation et de gestion des changements afin de soutenir le personnel d'exploitation et de maintenance après la mise en service.
• Concevoir des plans détaillés pour la mise à l'essai et la mise en service afin d'assurer un rendement adéquat et continu de l'usine.

Approvisionnement, construction et mise en service

Conseil 1 : Utilisez des processus d'approvisionnement flexibles

Le choix des produits, des ingénieurs-conseils et des fournisseurs de services devrait se faire selon une démarche flexible, non basée sur le principe du plus bas soumissionnaire, telle que la sélection basée sur les compétences (SBC).

La SBC est un processus concurrentiel visant à sélectionner une société d'experts-conseils en fonction de ses compétences techniques, de son expérience de projets similaires, de ses connaissances de l'environnement local et de sa disponibilité. Une fois la sélection faite, la municipalité négocie ensuite avec le soumissionnaire retenu le budget et le calendrier du projet ainsi que les frais de consultation. La sélection d'une société d'experts-conseils basée sur les compétences n'exclut pas de tenir compte du prix. Cette préoccupation cesse simplement d'être pertinente pendant l'étape d'évaluation des sociétés d'experts-conseils, mais elle le redevient une fois que l'étendue des services a été déterminée. 

Nos études de cas ont relevé trois démarches fructueuses concernant l'approvisionnement par SBC : 

Présélection des fournisseurs de services et de l'équipement basée sur la qualité Gagnez du temps en utilisant un processus de présélection pour établir la qualité minimale requise des soumissions d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs d'équipement. Il faut noter que certaines municipalités sont dotées de règlements en matière d'approvisionnement qui doivent être respectés.

• Utilisez un processus de sélection basé sur la qualité pour assurer que seuls des entrepreneurs possédant une expérience pertinente puissent se qualifier.
• Effectuez une présélection d'équipement afin que votre municipalité puisse utiliser l'analyse des coûts du cycle de vie pour comparer les produits de différents fournisseurs.
• Faites part de l'étendue du travail et fournissez les croquis, les spécifications et les demandes de propositions aux fournisseurs afin qu'ils puissent soumettre un formulaire de manifestation d'intérêt et de présélection.

Prestation de services non conventionnelle
Une démarche d'approvisionnement conventionnelle fait généralement appel à une firme pour la conception d'un système de traitement des eaux et à une autre pour sa construction. Dans certains cas, une troisième firme peut même être embauchée pour exploiter l'installation. Optez pour une démarche non conventionnelle en recherchant un seul soumissionnaire qui se chargera de concevoir et construire (CC) ou encore de concevoir, construire et exploiter (CCE) l'installation.  

Optimisation de la conception et des coûts du projet
Discutez avec les soumissionnaires retenus pour voir s'il est possible de procéder à des modifications de la conception proposée ou de l'appel d'offres afin de réduire les coûts du projet sans toutefois compromettre son rendement. 

• Offrez aux soumissionnaires la possibilité d'exploiter l'installation afin que leurs revenus futurs compensent leurs coûts d'immobilisation initiaux ou de financer le projet en vue d'obtenir un rendement du capital investi. Le constructeur-exploitant sera alors davantage en mesure de choisir les méthodes de construction appropriées en tenant compte des coûts d'exploitation.
• Collaborez avec l'équipe de conception/construction pour déterminer les aspects du projet qui peuvent être éliminés ou modifiés sans compromettre ses objectifs.
• Envisagez d'apporter des modifications au calendrier du projet pour réduire les coûts.

Globalement, il est important d'évaluer les options d'approvisionnement et de sélectionner ensuite celles qui correspondent le mieux à votre projet et à votre organisation. Le fait de sélectionner la bonne méthode vous aidera également à convaincre les décideurs du bien-fondé d'une sélection en fonction de la qualité et non seulement du plus bas soumissionnaire.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez nos études de cas pour voir comment Kapuskasing (Ont.) a utilisé un processus de sélection de fournisseurs basé sur la qualité, Picton (Ont.) a mis en œuvre un contrat de conception-construction, et St. Andrews (N.-B.) a modifié le calendrier de son projet pour réduire ses coûts. Vous pouvez également consulter les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 2 : Misez sur des communications et une gestion de projet efficaces

Des communications efficaces et une gestion de projet rigoureuse sont des facteurs clés de la réussite de votre projet. Il est important de maintenir la communication et une coordination active avec toutes les parties prenantes du projet pendant sa conception, sa construction et son exploitation, notamment avec les entrepreneurs, les experts-conseils, les exploitants, les services municipaux et les décideurs.

Les outils et les méthodes de communication recommandés incluent :

• Des communications et des engagements publics, continus et transparents au moyen du site web de la municipalité, de communiqués de presse, d'événements médiatiques, de journées portes ouvertes, d'infolettres, d'événements communautaires et des médias sociaux.
• Des réunions de gestion de projet intégrées et fréquentes rassemblant toutes les parties prenantes, qu'elles soient internes et externes, participant à la conception, à la construction et à l'exploitation afin de coordonner les activités, de déterminer les problèmes potentiels de manière proactive et de s'y attaquer, et de communiquer les mises à jour du projet.
• Des rapports réguliers au conseil, aux investisseurs et aux organismes de réglementation concernant l'état du projet. Certaines municipalités retiennent les services d'une société de gestion de projet pour superviser ce processus, lequel permet à plusieurs intervenants de partager leur expertise.
• L'utilisation de gestionnaires de projet expérimentés provenant de la municipalité elle-même ou d'une société externe de gestion de projet.
• Désigner un champion de projet qui travaillera avec l'équipe de conception et lui accorder le pouvoir de prendre des décisions quotidiennes et de déléguer son autorité aux gestionnaires supérieurs pour l'attribution de contrats respectant les budgets préapprouvés.  

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez nos études de cas portant sur les démarches fructueuses, mais différentes, de deux municipalités : Cranbrook (C.-B.) a chargé un champion de projet de diriger une équipe d'employés municipaux alors que Brockville (Ont.) a retenu les services d'une société de gestion de projet. Consultez aussi les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 3 : Élaborez un plan complet de formation et de gestion des changements

Le succès de votre usine ultramoderne de traitement des eaux usées, livrée à temps et sans dépassement de coûts, dépendra de la présence de personnel qualifié pouvant assurer son fonctionnement et son entretien.

Préparez les membres du personnel à la gestion du nouveau système en élaborant du matériel de formation et des directives claires. Commencez la formation des exploitants de l'usine dès la phase de construction afin qu'ils se familiarisent avec tous les changements et les nouvelles exigences. Tout au long de ce processus, il est important de créer un sentiment d'appartenance au sein du personnel d'exploitation et de justifier l'adoption de toute nouvelle procédure. 

• Élaborez des bases de données, des manuels et des dessins d'ouvrage détaillés.
• Faites participer le personnel chargé des opérations  aux processus de conception, de construction et de mise en service.
• Établissez des programmes de formation et des plans de gestion des changements.
• Si possible, rendez les manuels d'exploitation disponibles électroniquement pour leur utilisation sur tablettes électroniques. Cela permettra aux employés d'avoir accès aux détails techniques pendant leurs déplacements dans l'usine sans avoir à traîner d'encombrants manuels.
• Mettez à jour aussitôt que possible les informations fournies par les manufacturiers concernant le fonctionnement des produits et de l'équipement.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez l'étude de cas d'Amherstburg (Ont.) pour constater à quel point le personnel chargé des opérations  a profité de l'utilisation de tablettes électroniques pour accéder facilement et au moment voulu à l'information des manuels. Consultez aussi les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Conseil 4 : Élaborez des plans détaillés d'essais et de mise en service

Mettez l'accent sur la planification consacrée aux essais et à la mise en service dès le début du projet pour minimiser les arrêts du système et assurer la performance de l'installation. Cet aspect est particulièrement important lorsqu'il s'agit de l'agrandissement d'une installation existante qui doit continuer de fonctionner pendant la phase de mises à l'essai.

• Procédez à des examens de constructibilité pour établir la séquence appropriée des opérations qui permettra de maintenir l'exploitation de l'installation pendant son agrandissement.
• Élaborez des plans de travail détaillés, complets et tenant compte d'imprévus lorsqu'il s'agit de mettre en service ou hors service des unités importantes de production.
• Prévoyez au besoin des infrastructures ou des dispositifs de commande temporaires pour assurer l'exploitation continue de l'installation durant la phase de construction.
• Assurez-vous concrètement du fonctionnement de toute pièce d'équipement existante, p. ex., des valves et des vannes servant à des raccordements et à la mise en service. De l'équipement inutilisé depuis un certain temps pourrait ne pas fonctionner correctement au moment voulu.

Prenez connaissance des réalisations d'autres municipalités

Consultez les études de cas de Barrie (Ont.) et de Waterloo (Ont.) pour comprendre comment le fait de procéder à la mise à l'essai de l'équipement et d'élaborer des plans de travail détaillés leur a permis d'assurer le bon fonctionnement de leurs installations. Consultez aussi les présentations sur l'approvisionnement, la construction et la mise en service tirées de notre série d'ateliers en ligne sur les pratiques exemplaires en matière d'eaux usées.

Liste de vérification pour réussir l'amélioration d'une usine de traitement des eaux usées

Consultez notre liste de vérification pour vous assurer de prendre en compte tous les éléments importants à chaque phase de votre projet.