Améliorer les pratiques de gestion des actifs de Wallace-Woodworth

Contexte 

Située à l’ouest de Winnipeg, près de la frontière de la Saskatchewan, Wallace-Woodworth, au Manitoba, est une vaste municipalité rurale d’environ 2 000 kilomètres carrés et de 2 750 habitants. Elle a été fondée en 2015 par la fusion des municipalités de Wallace et de Woodworth et du village d’Elkhorn, et ses principaux secteurs d’activité sont le pétrole et l’agriculture. 

Grâce à une subvention du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM), Wallace-Woodworth a entrepris d’élaborer une politique de gestion des actifs, de créer un registre d’actifs pour les routes et les ponceaux et de réaliser une évaluation des risques de ses actifs. Au cours de ce processus, la municipalité a découvert comment une planification officielle de la gestion des actifs pouvait contribuer à conserver des connaissances essentielles qui sont susceptibles d’être perdues à la suite du départ d’un membre du personnel ou du conseil.  

« La participation de Wallace-Woodworth au PGAM a été une expérience enrichissante pour le personnel et les élus. En plus de nous permettre d’établir des bases solides en matière de connaissances en gestion des actifs, elle nous a aidés à renforcer notre confiance. Nous comprenons mieux notre orientation et sommes emballés à l’idée de consigner l’historique des actifs et les connaissances du personnel. Nous savons que ce travail sera bénéfique pour notre collectivité pour les années à venir. » 
~ Garth Mitchell, directeur municipal 

Points saillants

• Rédaction de livres de référence expliquant « quoi, quand et pourquoi » et collecte des connaissances du personnel au moyen de formations interservices
• Utilisation des données pour la planification proactive et la prise de décisions

Défi à relever

La municipalité de Wallace-Woodworth sait que le mandat provincial du Manitoba influence grandement son travail lié à la gestion des actifs. Toutefois, la planification de la gestion des actifs constituait déjà une option attrayante en raison de sa capacité à aborder plusieurs problèmes de cette municipalité rurale : 

• regrouper divers systèmes et processus à la suite de la fusion;
• s’attaquer au problème du vieillissement des infrastructures et aux demandes croissantes d’entretien et de réfection;
• mettre en place des processus plus structurés et proactifs pour favoriser la prise de décisions et l’établissement des priorités.

Approche adoptée

Une grande partie du projet a été menée par l’adjointe technique chargée de la gestion des actifs et du système d’information géographique. Ce nouveau poste, dont les tâches concernent à parts égales la gestion des actifs et le système d’information géographique, a été créé en 2021 pour piloter la gestion des actifs et souligner son importance, en partant du principe qu’une ressource interne constituait le meilleur moyen d’élaborer et d’améliorer le programme, ainsi que de conserver les connaissances acquises. Le directeur municipal et les chefs de service ont également joué un rôle direct, tandis qu’un expert-conseil possédant une grande expertise en matière d’évaluation des routes a participé à la création du registre d’actifs pour les routes et les ponceaux, en parcourant chaque route afin d’en évaluer l’état. 

Cinq membres du personnel municipal de Wallace-Woodworth ont participé à une formation de sensibilisation et de renforcement des compétences financée par le PGAM et offerte par l’Association of Manitoba Municipalities et NAMS Canada. Le personnel a également suivi le cours Professional Certificate in Asset Management Planning (certificat professionnel en planification de la gestion des actifs) de NAMS Canada et une série de webinaires organisés par le Manitoba Municipal Administrators, dans le cadre desquels les pratiques de la Ville de Selkirk en matière de gestion des actifs ont été abordées. 

Obstacles rencontrés

La recherche des méthodes et des pratiques exemplaires et la mise en place des processus ont pris plus de temps que prévu, même si les membres du personnel s’attendent à ce que le travail soit plus rapide à l’avenir, maintenant que les processus sont en place et que les gens savent à quoi s’attendre. 

La prise de décision informelle et les canaux de communication ont parfois rendu difficiles la mise en place de plans, le respect des délais et la gestion des dossiers.

Résultats

La municipalité de Wallace-Woodworth dispose désormais d’une politique de gestion des actifs, d’un registre détaillé des actifs pour près de 1 300 kilomètres de routes et de ponceaux et d’un rapport d’évaluation des risques et de l’état des actifs pour 2023. Le travail a également permis de constater qu’il était nécessaire de mettre en œuvre de meilleurs processus de conservation de la mémoire organisationnelle à l’approche du départ à la retraite du personnel. À cette fin, la municipalité de Wallace-Woodworth : 

• élabore des « livres de référence » pour résumer les principaux événements liés à l’exploitation, à l’entretien et au renouvellement des actifs, en répondant à des questions comme : quoi, quand, pourquoi, où, comment, par qui et à quel coût. Les livres de référence contiennent les contrats et les descriptions de poste du personnel concerné ainsi qu’un résumé de fin d’année établi par le chef de service, qui fait état du travail accompli, des leçons tirées et des mesures à prendre pour l’année à venir. Ils indiquent également où trouver d’autres renseignements, physiques ou numériques. Grâce à cette approche, les nouveaux membres du personnel peuvent tirer parti de l’expertise de ceux qui les ont précédés. Les livres de référence du service d’eau sont en cours d’élaboration. Ceux d’autres services suivront;
• a mis en œuvre des formations interservices et d’apprentissage par observation des pairs afin de transmettre les connaissances et de normaliser et reproduire les processus. Ces mesures réduisent le nombre de projets réalisés en vase clos, améliorent le suivi des coûts du cycle de vie et stimulent les discussions sur les points forts et les points faibles, ce qui constitue une étape essentielle de la mise à jour des processus et des procédures. 

Les membres du personnel estiment que leur participation au projet financé par le PGAM est une réussite majeure et sont ravis d’avoir pu renforcer leurs connaissances et leur confiance envers les pratiques de gestion des actifs. Ils aiment pouvoir mettre en pratique leur nouvelle capacité à hiérarchiser les projets et à formuler des recommandations en fonction des risques, plutôt que d’attendre qu’un actif se dégrade ou que les contribuables ou les conseillers en fassent une priorité. Par exemple, grâce au nouveau registre des routes et des ponceaux, ils n’ont pas besoin d’attendre le dégel du printemps pour faire des recommandations sur l’empierrement et l’arrachage des accotements, et ils voient déjà la possibilité d’élaborer des plans de gestion des risques fondés sur des données.

Les avantages d’une gestion proactive des actifs sont mieux connus. Par exemple, le conseil a demandé des listes d’actifs d’une catégorie lors de l’établissement du budget, en plus de s’intéresser à une procédure de détermination des risques pour les actifs. Le personnel chargé du développement économique étudie également la manière dont l’amélioration des pratiques de gestion des actifs pour les bâtiments pourrait faciliter les demandes de subventions. De plus, il y a davantage de demandes sur les données opérationnelles et d’entretien.

Leçons tirées

• Modifier les ressources et les méthodologies existantes. La municipalité de Wallace-Woodworth a adapté l’approche des pratiques exemplaires des manuels du système PASER sur les routes en gravier et en asphalte en y ajoutant ses propres politiques d’entretien des routes et d’autres politiques. 
• Ne pas se précipiter pour acheter un logiciel de gestion des actifs. La municipalité de Wallace-Woodworth prend le temps de trouver un système qui répond vraiment à ses besoins. D’ici là, elle continue d’utiliser une feuille de calcul Excel facilement personnalisable comme registre d’actifs. 
• Informer le conseil. Les membres du conseil sont conscients qu’une formation supplémentaire les aiderait à mener des discussions plus approfondies, notamment en ce qui concerne les politiques de gestion des actifs et les indices de gravité et de risque.

Prochaines étapes

La municipalité de Wallace-Woodworth prévoit de définir des niveaux de service et des indicateurs de rendement clés, de suivre le rendement des actifs et d’améliorer la normalisation pour les collectivités de la municipalité. Dans le cadre de ces activités, la municipalité mettra en œuvre des procédures opérationnelles normalisées de gestion des actifs qui comprendront des mesures, des calendriers et des lignes directrices sur la conservation et la transmission de l’information. 

Personne-ressource

Brianna Hughes
Adjointe technique chargée de la gestion des actifs et du système d’information géographique
Municipalité rurale de Wallace-Woodworth (Manitoba)
204-748-1239
b.hughes@wallace-woodworth.com

Ressources connexes

• Professional Certificate in Asset Management Planning (certificat professionnel en planification de la gestion des actifs) de NAMS Canada
• Manuels du système PASER sur les routes en gravier et en asphalte